La gestione dei contratti è l'amministrazione di un accordo legalmente vincolante tra due o più parti. Il responsabile del contratto sviluppa il documento contrattuale da una richiesta scritta di offerte, risposte del fornitore e trattative con gli offerenti. Dopo la firma del contratto, il lavoro del responsabile del contratto è quello di garantire la conformità con quanto scritto nel contratto. Un contratto chiaro, completo e applicabile è essenziale al fine di rimediare a eventuali problemi che si verificano durante l'esecuzione del contratto, comprese le sfide di gestione dei contratti comuni che sono discussi in questo articolo.
Il lavoro non è ciò che è previsto
Il modo migliore per evitare la sfida del lavoro non è quello che ci si aspetta è definire chiaramente le proprie aspettative nel proprio contratto. I requisiti aziendali sono generalmente documentati in una dichiarazione di lavoro. Coinvolgere le persone a tutti i livelli del business nello stabilire requisiti e scrivere la Dichiarazione di lavoro, compresi gli utenti finali. Non usare il gergo. Definisci tutti i termini commerciali e gli acronimi.
Budget o linea temporale sono superati
Nel contratto, definire chiaramente l'ambito del progetto. Garantire che il bilancio negoziato e il calendario siano realistici. Stabilire un metodo con cui tracciare il budget e la tempistica per assicurarsi di essere in linea con il target. In questo modo, è possibile monitorare costantemente il budget e la tempistica per tutto il progetto.
Mancanza di risorse con le competenze giuste
È essenziale nominare un team di progetto su entrambi i lati del contratto che hanno il potere di svolgere il lavoro. Un piano organizzativo dovrebbe essere incluso come parte dei requisiti del contratto. Nel contratto, definire i titoli, se non gli individui, per lavorare sul progetto e le abilità statali o le certificazioni che possono essere richieste. Il piano organizzativo si espanderà su questo, incluso un organigramma di tutti i membri del team di progetto.
Lo stato del progetto è sconosciuto
Dichiari nel contratto che un piano di comunicazioni sarà messo in atto. Questo piano dovrebbe includere ciò che è richiesto in termini di aggiornamenti di stato e riunioni di routine, nonché affrontare il modo in cui la comunicazione si verificherà con altre parti dell'organizzazione, specialmente quelle che lavorano su progetti dipendenti.
Il cambiamento si verifica
Strutturare il contratto per garantire che i rischi siano identificati e rivisti settimanalmente dal team è il modo migliore per prepararsi al cambiamento. Il contratto dovrebbe includere requisiti per valutare il rischio e identificare soluzioni per mitigare il rischio. Inoltre, nel tuo contratto dovrebbe essere incluso un processo formale di controllo delle modifiche.
Il pagamento è contestato
Definire metodi e processi nel contratto per premiare / penalizzare in base alla conformità con il contratto. Definire metodi per misurare il progresso. Imposta i criteri di accettazione esatti. Questa chiarezza nel contratto garantirà che entrambe le parti comprendano ciò che è previsto per l'accettazione e il pagamento.
