Prendere appunti accurati durante una chiamata in conferenza può garantire di avere una registrazione chiara di ciò che è stato discusso. È meglio prendere appunti nel modo più dettagliato possibile durante l'ascolto piuttosto che cercare di decidere cosa è importante durante l'ascolto. Puoi sempre tornare indietro e tirare fuori i punti salienti più importanti in seguito, ma un dettaglio apparentemente insignificante presentato in anticipo potrebbe avere maggiore importanza in seguito nella conversazione.
Registra la chiamata
Molti servizi di teleconferenza consentono di registrare le chiamate. Se si sta registrando, è necessario avvisare tutti i partecipanti che la chiamata viene registrata all'inizio della chiamata. Avere una registrazione della chiamata consente di tornare indietro e rivedere la chiamata tutte le volte che è necessario, assicurando di non perdere dettagli importanti. I metodi con cui è possibile registrare la chiamata variano a seconda del fornitore. Richiedi istruzioni per la registrazione di chiamate in conferenza dal tuo provider.
Chiama i partecipanti
Prendere nota di chi è presente alla chiamata in conferenza quando inizia la chiamata. Presta attenzione a chi dice cosa durante la chiamata e attribuisce affermazioni importanti alla persona che li ha fatti nelle note. Tieni traccia di tutti i compiti o progetti a cui gli individui si assumono la responsabilità durante la chiamata e prendi nota di chi ha quale incarico. Se discusso, prendi anche appunti su ciò che ogni incarico comporta.
Argomenti di conversazione
Tieni traccia di ogni diverso argomento di conversazione, nonché i temi secondari all'interno di ciascuno. Se è presente un programma di chiamata, prendere nota di quali argomenti sono stati trattati e di cosa è stato discusso. L'agenda può servire come una bozza per le note. Prendere nota di eventuali aggiornamenti, notizie, soluzioni e idee presentate durante la chiamata. Le conversazioni naturali possono saltare un po ', ma provare a formattare le note in ordine per argomento sarà utile per chi le revisiona.
Formattazione delle note finali
Le tue note originali probabilmente sembrano confuse dopo aver completato la chiamata. Organizzare le note in sezioni relative ai vari argomenti trattati nella chiamata. Identifica chi stava parlando durante la riformattazione delle note. Potresti anche includere un breve riassunto che evidenzi ciò che è stato realizzato o deciso durante la chiamata o i principali punti di discussione. Includi questo sommario all'inizio del documento. È anche possibile creare un'altra sezione che elenca quali compiti sono stati assegnati durante la chiamata e chi ne è responsabile. Ciò consente agli alti funzionari un rapido riferimento a quanto accaduto durante la chiamata, senza dover leggere le note dettagliate.
