Ogni transazione che si verifica in un'organizzazione richiede al reparto contabilità di considerare il suo impatto finanziario. Il contabile deve registrare ogni transazione con un impatto finanziario nei registri contabili. Molte aziende rilasciano carte di debito e di credito ai dipendenti per ridurre i rimborsi spese elaborati. Invece di rimborsare i dipendenti, la società paga la fattura della carta di credito o adegua i suoi record per la transazione di debito. Le voci contabili variano a seconda che il dipendente abbia utilizzato una carta di debito o di credito.
Transazione con carta di debito
Le banche rilasciano carte di debito ai dipendenti dell'azienda per ridurre il numero di assegni che l'azienda deve stampare. Una transazione con carta di debito rimuove i contanti dal conto bancario della società nel momento in cui si verifica la transazione. Il dipendente utilizza una carta di debito nello stesso modo in cui usa una carta di credito quando effettua acquisti. La banca riceve un avviso elettronico della transazione e trasferisce il denaro al venditore per pagare la transazione.
Contabilità carta di debito
Quando un dipendente effettua una transazione utilizzando la carta di debito, il contabile della società deve aggiornare i registri finanziari. Il contabile contatta il dipendente per determinare a cosa serve la transazione. Il contabile utilizza queste informazioni per determinare quale conto spese utilizzare nella voce contabile. Il ragioniere aumenta il conto spese e diminuisce il denaro.
Transazione con carta di credito
Le banche rilasciano carte di credito ai dipendenti della società per ridurre il numero di rapporti di spesa presentati dai dipendenti. Una transazione con carta di credito crea una responsabilità per la società che richiede alla società di pagare la banca alla fine del periodo. Il dipendente utilizza una carta di credito quando effettua acquisti online, per telefono o di persona. La banca riceve un avviso elettronico della transazione. Alla fine del periodo, la banca aggiunge tutte le transazioni e invia una fattura alla società.
Contabilità carta di credito
Quando un dipendente effettua una transazione utilizzando la carta di credito, conserva la ricevuta e scrive una descrizione della transazione sulla ricevuta. Alla fine del mese, sottopone tutte le sue ricevute al contabile della società. Il ragioniere confronta le entrate con la fattura e si assicura che tutte le transazioni siano contabilizzate. Il contabile utilizza le ricevute per determinare quale conto spese utilizzare nella voce contabile. Il ragioniere aumenta il conto spese e diminuisce il denaro.
