In "Conservare i libri: contabilità di base e contabilità per la piccola impresa di successo, settima edizione", Linda Pinson definisce i debiti come quei debiti dovuti da una società ai creditori per beni acquistati o servizi resi.Le società assegnano le responsabilità dei pagamenti di sborso ai membri del suo team di contabilità o di un team dedicato per la contabilità fornitori.Un team dedicato per la contabilità fornitori impiega serie standard di procedure di elaborazione che riducono al minimo i costi generali massimizzando le relazioni con i fornitori.
Significato
Frode, appropriazione indebita e errori nell'elaborazione possono devastare un'azienda. È fondamentale implementare procedure di controllo per mitigare tale rischio. Alcuni controlli comuni ed efficaci includono: separazione dei compiti per mitigare il rischio di appropriazione indebita; funzioni d'acquisto e linee guida formali per mitigare il rischio di appropriazione indebita, fatture fraudolente ed errori; soglie di importo del secondo firmatario in dollari per mitigare il rischio di appropriazione indebita e errori; e convalida del numero di fattura sistematica per mitigare il rischio di errori di pagamento duplicati.
I venditori
I creditori vengono aggiunti al database dell'azienda come fornitori. Questo compito è generalmente assegnato a un impiegato che paga i conti o impiegato finanziario che non ha la possibilità di generare pagamenti.
Per garantire che i pagamenti vengano generati in modo tempestivo, i fornitori sono incoraggiati a collaborare con il team di contabilità fornitori per risolvere i problemi di fatturazione. Contattare gli agenti di acquisto o il reparto ordini aggiungerà ritardi nell'individuazione o risoluzione di fatture non pagate o parzialmente pagate.
Funzione
I venditori sono incaricati di inviare fatture direttamente al reparto contabilità fornitori. La fattura è contrassegnata da data e ora e il clock di elaborazione ha inizio. Se è stato generato un ordine di acquisto per l'acquisto di beni o servizi, la fattura viene abbinata all'ordine di acquisto e alla ricevuta di ritorno. Mary S. Schaeffer discute questo processo di "corrispondenza a tre vie" nel libro "Contabilità: una guida per gestire un dipartimento efficiente".
Se l'acquisto è stato effettuato senza un ordine di acquisto, deve soddisfare le linee guida stabilite dalla società. Se le linee guida sono soddisfatte, la fattura viene inoltrata al reparto ordini per approvazione e codifica appropriata.
Procedure di sborso
L'analista pagabile è autorizzato a generare pagamenti. L'analista lavora diligentemente per elaborare le fatture in modo tempestivo per garantire che vengano prontamente pagati e che vengano effettuati sconti quando possibile. Entrambi questi obiettivi danno l'opportunità di controllare i costi generali. Questo è particolarmente importante quando le agenzie governative sono penalizzate per i pagamenti ritardati.
I pagamenti elettronici sono un altro strumento per risparmiare sui costi. Ciò riduce il costo dei controlli cartacei e riduce al minimo la frode o l'appropriazione indebita. Se è necessario emettere un pagamento parziale o rifiutare il pagamento, i conti analizzano i documenti degli analisti e spiegano le circostanze.
Auditing interno
L'analista pagabile garantisce che i pagamenti vengano erogati in base alla politica aziendale. Il team di revisione interna della società esaminerà in modo selettivo i risultati del lavoro dell'analista richiedendo la documentazione per un gruppo selezionato di fatture. L'auditor rivede la documentazione per assicurare che le procedure di controllo siano state implementate e seguite correttamente. Procedure di controllo insufficienti comportano perdite impreviste. Sono necessari tempi e costi aggiuntivi per recuperare tali perdite.
