Quando si scrive una lettera commerciale, l'utilizzo di una riga "Attenzione" può aiutare a indirizzare la corrispondenza al destinatario corretto. L'utilizzo di una riga di "Attenzione" è appropriata se si invia una lettera a un intero dipartimento o se si ha il titolo ma non il nome della persona che ha bisogno di ricevere la lettera. Se si ha il nome di una persona specifica, non è necessario utilizzare una riga "Attenzione".
Utilizzando una linea di "Attenzione" all'interno di una lettera commerciale
Inizia la tua lettera di lavoro digitando il tuo indirizzo. Salta una riga e digita la data. Salta un'altra linea.
Digitare l'indirizzo generale della società a cui si sta inviando la lettera. Questo è noto come indirizzo interno.
Salta una riga e digita la riga "Attenzione". È possibile utilizzare tutte le lettere maiuscole o un mix di maiuscole e minuscole. È preferibile scrivere "Attenzione" piuttosto che abbreviarlo come "ATTN" o "Attn". Segui questo con il titolo del dipartimento che desideri contattare. Se si sta contattando un particolare individuo, non è necessario utilizzare una riga "Attenzione". Invece, usa il nome di quella persona come prima riga dell'indirizzo interno. Ci sono opinioni diverse sull'opportunità di usare il colon dopo "Attenzione", ma nel loro libro "Essentials of Business Communication", gli autori Mary Ellen Guffey e Richard Almonte affermano che il colon è opzionale.
Ecco due esempi di come potrebbe apparire una riga "Attenzione":
ATTENZIONE RESPONSABILE RISORSE UMANE
o
Attenzione: responsabile delle risorse umane
Salta una riga e digita il saluto, seguito dal corpo della lettera.
Utilizzando una linea di "Attenzione" su un'etichetta postale o busta
Scrivi o scrivi prima la riga "Attenzione". Sebbene sia diverso dal formato per l'indirizzo interno di una lettera commerciale, questo è il formato preferito dal servizio postale degli Stati Uniti.
Segui questo con l'indirizzo completo della compagnia a cui stai dirigendo la corrispondenza. Assicurati di includere i numeri di suite o di piano, se li conosci, così come l'indirizzo, la città, lo stato e il codice postale.
Controllare l'esattezza dell'indirizzo prima di spedire la lettera.
Suggerimenti
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Alcuni stilisti ritengono che una linea di "Attenzione" in una lettera commerciale non sia mai necessaria. In generale, utilizzalo solo quando ritieni che la corrispondenza abbia difficoltà a trovare il destinatario previsto.
