Le organizzazioni senza scopo di lucro si affidano a donazioni in natura e denaro. Coinvolgi i potenziali donatori in una lettera che è professionale, ma crea una connessione personale con il destinatario. Enfatizzare il buon lavoro dell'organizzazione e il modo in cui utilizzerà le forniture richieste. Dì al donatore come dare un contributo.
Crea una connessione
Spiega perché la tua organizzazione è importante per il potenziale donatore. Una scuola che ha bisogno di forniture per i suoi programmi accademici extrascolastici o di base dovrebbe cercare donazioni da genitori e amici della scuola. Nella lettera, sottolinea questo link. Ricorda ai genitori che coloro che frequentano la scuola si impegnano a fornire le migliori opportunità educative possibili ai propri figli. Se solleciti le imprese locali, ricorda loro che la scuola fa parte della stessa comunità e una donazione di forniture può dimostrare che l'azienda è impegnata per i suoi clienti e le loro famiglie.
Promuovi il lavoro
Indicare il mandato dell'organizzazione e descriverne i risultati. Un rifugio per animali locali potrebbe includere un paragrafo che delinea l'assistenza medica, l'alloggio e i programmi di adozione che fornisce. I potenziali donatori che hanno familiarità con l'organizzazione trarranno beneficio da un promemoria del motivo per cui la particolare organizzazione benefica è degna di una donazione di forniture. Includi statistiche, come il numero di studenti che partecipano a programmi specifici o il numero di cani a cui è affidato ogni anno. I numeri danno al potenziale donatore un'idea delle dimensioni e del successo di un'organizzazione e forniscono un maggiore incentivo a fornire forniture per aiutare la causa.
Specificare la richiesta
Le forniture sono oggetti tangibili che devono soddisfare uno scopo specifico. Quando si richiedono forniture, aiuta il donatore a sapere esattamente di cosa ha bisogno l'organizzazione e come verrà utilizzato. Una scuola potrebbe specificare che ha bisogno di pennelli per un programma artistico, camicie per proteggere gli abiti degli studenti o matite colorate. Un soccorso animale potrebbe chiedere specificamente alcune marche di cibo, asciugamani, cucce, guinzagli e collari. Indicare se si accettano articoli usati o se si desidera che i donatori forniscano nuovi materiali. Collega l'elenco alla missione dell'organizzazione affermando, ad esempio, che il programma artistico assiste i bambini che hanno bisogno di assistenza post-scolastica o che i letti dell'animale domestico consentono un'esperienza di rifugio più confortevole per gli animali domestici senzatetto.
Se l'elenco si concentra su alcuni elementi, includilo come elenco puntato nel corpo della lettera. Se l'elenco è più lungo, includilo come allegato. Se si include un allegato, indirizzare i destinatari all'allegato con una frase del tipo "rivedere il nostro elenco di elementi più necessari nell'elenco allegato".
Indicare la procedura di donazione
Lascia che il destinatario sappia come soddisfare la tua richiesta di forniture. La lettera dovrebbe indicare chiaramente come effettuare una donazione, se l'organizzazione fornisce un servizio di raccolta, come il donatore può programmare il ritiro e le date e gli orari designati. Se esiste un luogo di ritiro per le forniture, includere l'indirizzo, le indicazioni stradali e le ore in cui i donatori possono lasciare le forniture.
Dì al destinatario della lettera quando e come emetti le ricevute di donazione, se applicabile. Le organizzazioni che forniscono le ricevute devono includere un numero di identificazione fiscale.
