Che tu stia organizzando un ritiro d'affari, organizzare una festa per un'organizzazione di beneficenza o organizzare una conferenza politica, mostrare il rispetto e la gentilezza di tutti i tuoi ospiti assicura che il tuo evento sia un successo. Accogliere gli ospiti illustri, tuttavia, richiede più pianificazione e attenzione. Dall'etichetta della cena ai discorsi introduttivi agli alloggi, è importante aiutare i tuoi ospiti a sentirsi a proprio agio, rispettati e apprezzati. Allo stesso tempo, anche gli ospiti illustri possono essere scoraggiati da zampillare o da una pressione costante per impressionare. Organizza il tuo evento in modo che il tuo ospite abbia il tempo di rilassarsi e ricaricarsi tra riunioni, pasti e sessioni.
Saluta il tuo ospite personalmente. Che tu stia incontrando un ospite illustre all'aeroporto o poco prima di un incontro di lavoro formale, salutalo con una stretta di mano amichevole e una breve presentazione. Procedi a presentare uno dei tuoi accompagnatori al tuo ospite. Ad esempio, potresti dire "SignoraOspite importante, vorrei presentarti il rappresentante pubblicitario della nostra organizzazione, il signor Jack Jackson."
Presenta ai tuoi ospiti un'agenda per eventi che delinea tempi e luoghi di incontro, pasti organizzati, attività di gruppo e tempi di fermo. Familiarizzare i tuoi ospiti con la riunione o la struttura dell'evento, continuando a presentarla ai soci che incontri durante il processo.
Rendi il tuo ospite il più confortevole possibile. Se il tuo evento richiede pernottamenti, prenota la camera con largo anticipo. Avere una copia dell'agenda degli eventi nella stanza, così come le informazioni di contatto per se stessi e altri organizzatori di eventi. Inoltre, assicurati che le tue sale riunioni siano pulite, organizzate e ben segnalate.
Segui l'etichetta dei posti a sedere per le cene formali. Il tuo ospite distinto dovrebbe essere seduto alla destra dell'ospite. I segnaposti possono essere utilizzati per identificare le disposizioni dei posti a sedere per gli ospiti.
Scrivi ed esegui un breve discorso professionale per presentare il tuo illustre ospite se è previsto che parli ad una riunione, un pranzo o una cena. Altrimenti, accogli il tuo ospite con brevi commenti sulla sua posizione o sui suoi onori in ogni riunione o evento in cui partecipi. Per un discorso introduttivo, è necessario prepararsi in anticipo, sviluppando un breve abbozzo biografico del relatore ricercando le sue credenziali, i risultati e gli onori. Un discorso introduttivo dovrebbe affrontare l'argomento in questione, la rilevanza dell'argomento e una breve panoramica delle credenziali del relatore. Salvare il suo nome per ultimo, sia per costruire slancio e come spunto per il pubblico per accogliere l'ospite.
