Di solito aziende e privati utilizzano gli scanner per riprodurre documenti e immagini in questi giorni. Questi possono essere dispositivi stand-alone o scanner all-in-one con funzionalità di stampa. Per determinare se uno scanner è un investimento utile, è necessario valutare i vantaggi e gli svantaggi della macchina. La variazione dei set di funzionalità complica questo processo.
Pro: Riproduzione rapida con conservazione dell'originale
Gli scanner non rendono necessario ridigitare il testo o ridisegnare le immagini. Pertanto, è possibile riprodurre un documento o un'immagine in appena 10 secondi, anche se all'originale sono occorse ore o giorni per la produzione. Lo scanner può creare questa copia senza danneggiare l'articolo originale.
Con: Sides Copied
La maggior parte degli scanner è costruita per riprodurre testo e immagini stampati su fogli di carta. Non sono progettati per la scansione di oggetti 3D, anche se lo scanner è a due lati (può eseguire la scansione anteriore e posteriore). Il design significa che sei limitato a ciò che scansiona. La scansione 3D implicherebbe una tecnologia laser più avanzata che non si trova in genere nello scanner per ufficio medio.
Pro: digitalizzazione
Dopo aver scansionato un documento, è possibile salvare l'immagine scansionata come file sul computer. È possibile modificare questo file con diversi tipi di software. La digitalizzazione di un documento o di un'immagine significa anche che puoi trasportare facilmente il file risultante, ad esempio inserendolo su una pen drive o inviandolo a un collega tramite e-mail.
Con: diminuzione della qualità
Una scansione è un'immagine di testo, grafica o entrambi. Di conseguenza, le scansioni non possono mai avere la stessa qualità dell'elemento originale sottoposto a scansione, sia a causa di limitazioni hardware e software. La compressione dei dati durante la conversione digitale diminuisce anche la qualità dell'immagine scansionata - alcuni formati di compressione sono peggiori di altri per questo. La perdita di dati potrebbe non essere visibile ad occhio nudo, ma si verifica sempre. Questo potrebbe non essere un grosso problema per i documenti di testo di base, ma diventa problematico quando è necessario preservare i dettagli dell'immagine e il colore. Ottenere una scansione di alta qualità in genere significa creare un file più grande, che non è così facilmente memorizzato o inviato tramite e-mail.
Con: Problemi tecnici e portabilità
Gli scanner si affidano a software e parti mobili come una bacchetta da trasporto per funzionare, e in molti casi, hanno anche bisogno di un computer host. Di conseguenza, gli scanner potrebbero incontrare anomalie e richiedere manutenzione. Ad esempio, lo scanner potrebbe richiedere nuovi driver o bloccare il computer collegato allo scanner. Le lampadine LED possono oscurarsi, richiedendo la sostituzione, e il letto dello scanner può diventare sporco abbastanza da interferire con la qualità della scansione. I sensori potrebbero smettere di funzionare a causa di collegamenti falliti. Anche gli scanner possono diventare obsoleti e devono essere sostituiti nel tempo. Sia la manutenzione che la sostituzione possono essere costose, in particolare per i grandi scanner da ufficio che sono complessi. Inoltre, la portabilità può essere un problema, sia per le dimensioni dello scanner sia per la dipendenza dello scanner da un computer host.
