Le aziende, le agenzie governative e altre organizzazioni assegnano i DLN a documenti importanti come un numero di identificazione univoco. Sebbene i DLN possano essere utilizzati in qualsiasi organizzazione, sono particolarmente comuni nelle organizzazioni finanziarie come banche e agenzie di tassazione. L'Internal Revenue Service si affida ai DLN per tenere traccia delle dichiarazioni dei redditi e di molti dei suoi documenti, incluse le decisioni di esenzione fiscale.
Numeri identificativi del documento
Un numero di localizzatore di documenti è un numero a più cifre assegnato a un documento specifico per consentire al documento di essere facilmente rintracciato nel suo file sorgente originale. Ogni organizzazione crea il proprio protocollo per i DLN, ma i numeri di solito sono formattati con precisione. Ad esempio, le prime due cifre potrebbero indicare la fonte del documento, le due cifre successive il tipo di documento e altre cifre potrebbero indicare la data di creazione, i codici di categoria e altre funzionalità critiche per il documento.
DLN e esenzioni fiscali
L'IRS utilizza i DLN per tracciare le lettere di determinazione e altri documenti relativi alle azioni di esenzione fiscale. Un tipico documento fiscale contiene diversi identificatori dettagliati, come un numero di identificazione del datore di lavoro per un numero di affari o di previdenza sociale per un individuo, insieme a informazioni su nome e indirizzo e al gestore del caso IRS. Contiene anche un numero di localizzatore di documenti di 14 cifre.
Formato
I DLN utilizzati dall'IRS per le dichiarazioni dei redditi e per i documenti di esenzione fiscale contengono 14 cifre divise in sette campi. Ogni campo ha un significato particolare che è utile all'interno del sistema amministrativo IRS. Ad esempio, il primo campo è di due cifre e rappresenta il centro di elaborazione IRS che gestisce la richiesta di esenzione. Altri campi includono codici per la classificazione fiscale, un codice data e un blocco e un numero di serie per identificare i dettagli di come il documento è stato gestito e trasmesso.
Esempi
Talvolta le organizzazioni senza scopo di lucro pubblicano lettere di determinazione dell'IRS che dettagliano lo status di esenzione fiscale del gruppo. La lettera contiene DLN. L'IRS rende pubblici i suoi manuali procedurali per l'utilizzo dei DLN per la gestione dei documenti. Ad esempio, il manuale "Procedure di elaborazione automatizzata delle organizzazioni esenti" richiede agli utenti di interrogare il sistema tramite DLN, numero di identificazione del datore di lavoro o altri identificatori.
