Creare con cura una risposta a una e-mail aziendale - da un cliente, un potenziale cliente, un capo o un collaboratore - può fare la differenza nel garantire la reazione e la risposta desiderate.
Comprendi lo scrittore
Guarda attentamente chi ha scritto l'e-mail poiché questo ha un ruolo nel livello di formalità tu usi per rispondere. Ad esempio, Lindsay Pollak, esperta esperta di etichette e-mail, suggerisce di rispondere a un'e-mail che utilizza un linguaggio formale utilizzando un linguaggio formale e educato simile. Se il mittente utilizza un tono informale, usa un tono più rilassato, ma mantienilo professionale.
Determina il risultato
Scopri cosa azione che vuoi che il lettore prenda una volta che rispondi. Ad esempio, se invii una risposta a un potenziale cliente, vuoi che compri. Tuttavia, se stai inviando una risposta al tuo capo, vuoi che lei pensi che tu sia professionale e capace. Risposte alle persone circa problemi del servizio clienti dovrebbe risultare in un cliente felice che sente che i suoi bisogni sono stati soddisfatti.
Suggerimenti
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Aspetta che ti sia calmato per rispondere a un'e-mail controversa.
Descrivi il risultato nella frase 1
Usa la prima frase della tua risposta a descrivi cosa vuoi ottenere, suggerisce Geoffrey James, un editor collaboratore di Inc. Ad esempio, se un cliente invia un'e-mail con un reclamo, usa la prima frase per dire che vuoi risolvere il problema in modo che il cliente si senta felice e soddisfatto dell'acquisto.
Crea i tuoi punti
Ora è il momento di spiegare come intendi fare la tua prima frase. Uso piccoli paragrafi per rendere i tuoi punti. James consiglia di utilizzare le prove per sostenere le idee che descrivi nella tua risposta. A seconda dell'argomento e dell'azione necessaria, le prove possono essere semplici come evidenziare un fatto o estese come fornire più dettagli specifici dell'argomento. Ad esempio, se il tuo capo chiede perché vuoi che una spesa venga approvata, fornisci un dato di fatto o due su come l'approvazione della spesa andrà a beneficio del dipartimento o dell'azienda in generale.
Fornire un invito all'azione
Usa la tua frase finale per ripeti quello che vuoi che il lettore faccia dopo. Questa frase dovrebbe andare di pari passo con il tuo paragrafo di apertura. Ad esempio, per rendere felici i tuoi clienti, spiega il passo che sei disposto a prendere per risolvere il problema.
Cancella la sottoscrizione
Finalmente, usa parole d'ordine, come "Best" o "Thank you" in modo che il destinatario sappia di aver raggiunto la fine della mail, suggerisce la scrittrice dello staff di Forbes, Susan Adams. Aggiungi il tuo nome e includi la firma commerciale in tutte le email. La firma dovrebbe includere il nome completo, il nome della società e le informazioni di contatto, compresi il numero di telefono e l'indirizzo del sito web.
Suggerimenti
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Correzione di bozze e controllo ortografico controlla la tua email prima di premere il pulsante "invia". Altrimenti, gli errori potrebbero farti sembrare sciatto e poco professionale.
