Sono obbligato ad ottenere un nuovo W9 da un fornitore ogni anno?

Sommario:

Il modulo W-9 dell'Internal Revenue Service viene utilizzato per ottenere il numero identificativo del contribuente per un individuo o una società. Le aziende utilizzano questo modulo per ottenere TIN per i nuovi fornitori. Dopo aver ottenuto un modulo IRS iniziale W-9, alle aziende non è richiesto di ottenere moduli aggiornati per i fornitori affermati; i fornitori sono responsabili di fornire un modulo aggiornato W-9 se alcune informazioni cambiano.

Aggiornamento delle informazioni W-9

Un fornitore è obbligato a fornire una società con un nuovo modulo W-9 se il nome o il TIN del fornitore cambia. Inoltre, se la struttura commerciale del venditore modifica i suoi requisiti fiscali, dovrebbe essere fornito un nuovo modulo W-9.

Uso di W-9

L'IRS richiede alle società di presentare un modulo 1099 per segnalare pagamenti a determinati fornitori superiori a $ 600. Il modulo W-9 garantisce che l'azienda disponga di informazioni sufficienti per effettuare un deposito di Form 1099, se necessario.

Moduli sostitutivi

L'IRS consente alle aziende di utilizzare i propri moduli piuttosto che il modulo W-9 se richiede informazioni sostanzialmente simili. Ad esempio, un'azienda può creare il proprio modulo di configurazione del fornitore e spedirlo a tutti i nuovi fornitori. Questo modulo potrebbe includere sia le informazioni del fornitore specifiche per l'azienda che le informazioni contenute nel modulo W-9.

Informazioni modulo W-9

Il modulo W-9 sollecita il nome di un venditore, l'indirizzo postale, la classificazione fiscale e il numero di previdenza sociale o il numero di identificazione del datore di lavoro. Il modulo W-9 o un sostituto equivalente deve inoltre richiedere al venditore di certificare che il numero di identificazione del contribuente fornito è accurato, che il venditore è un cittadino degli Stati Uniti e che il venditore non è soggetto a ritenuta di riserva.

sanzioni

Se una società richiede un modulo W-9 da un fornitore e il venditore non rispetta, il venditore può essere soggetto a una penale di $ 50, a meno che il fallimento sia dovuto a una causa ragionevole piuttosto che a una negligenza intenzionale. Un venditore può anche incorrere in sanzioni civili e penali se vengono fornite informazioni false.

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