L'ordinamento della differenza tra i tipi di account è essenziale per capire come tenere conto delle transazioni commerciali. Ci si aspetta che gli imprenditori e il personale contabile siano in grado di discernere rapidamente la natura delle transazioni. La tempistica dei flussi di cassa della transazione è la chiave, ma una volta determinato il tipo di account, potrebbe essere ancora più importante capire cosa fare dell'account e come lo utilizzerà un analista.
sincronizzazione
La principale differenza tra responsabilità e spesa è la tempistica. Le spese sono spese del periodo corrente che non hanno benefici futuri. Le passività esistono quando una società ha un'obbligazione futura relativa a un vantaggio già ricevuto. Quando viene registrata una passività, la società registra una passività come credito e addebita un conto spese. Ciò pone le spese nel periodo di cui beneficeranno le spese future, il che è conforme al principio di congruenza.
Posizione di bilancio
I conti di responsabilità si trovano nel bilancio della società e sono classificati a lungo o breve termine in base alla data in cui la responsabilità sarà dovuta. Le spese sono rilevate a conto economico. Poiché le spese sono registrate nel periodo a cui si riferiscono, non è necessario segregare per tempo. È importante notare che, poiché i conti delle passività cambiano saldi anno dopo anno, tali cambiamenti si trovano anche nel rendiconto finanziario (SoCF). Anche le spese sono incluse nel SoCF, ma non sono elencate esplicitamente. Quando il reddito netto è rettificato per arrivare alla cassa dalle attività operative nel rendiconto, l'attività di spesa è inclusa.
Interpretazione
Quando gli analisti interpretano rendiconti finanziari, le passività e le spese hanno significati diversi. Poiché le passività rappresentano obblighi futuri, gli analisti sono preoccupati che la società abbia la capacità di soddisfare questi obblighi futuri. Questa qualità è chiamata solvibilità di un'azienda. Le spese, in sé e per sé, non sono considerate positive o negative; tuttavia, gli analisti potrebbero essere interessati a come sono sorte le spese. Se un'azienda ha alti livelli di spese sostenute rispetto ai ricavi, questo potrebbe essere più preoccupante di un'azienda che ha alcune spese di una tantum maggiori.
Obblighi di pagamento futuri
Non tutti i pagamenti futuri sono classificati come passività. I pagamenti futuri che sono richiesti da una società, ma in cui la società non ha ricevuto il beneficio, non sono registrati nei registri contabili, ma sono invece riportati nelle note al bilancio. Un esempio comune di questo fenomeno è la contabilità per gli accordi di sponsorizzazione. Anche se un'azienda può essere contrattualmente obbligata a sponsorizzare un evento per cinque anni, la società non registrerà una responsabilità in anticipo per l'accordo. La società registrerà la responsabilità solo per il beneficio ricevuto ma non pagato.
