Un database della chiesa fornirà informazioni di base su ogni membro della tua congregazione con un clic del mouse del computer. Sono finiti i giorni della rubrica cartacea, con i loro graffi e incroci di pollo da segretaria mentre le famiglie si evolvono e si trasferiscono. Con un database, tutto rimane organizzato e aggiornato, consentendo di condividere le informazioni di contatto all'interno di una famiglia di chiese.
Raccogli le informazioni di contatto di tutti coloro che frequentano la tua chiesa. È possibile farlo passando un modulo per i membri del gruppo da compilare a un servizio o utilizzando un listserv e-mail, consentendo una risposta e-mail o collegandosi a un sito di moduli online come SurveyMonkey.com.
Per ogni famiglia, assicurati di ottenere il loro nome, indirizzo, numero di telefono ed e-mail. Puoi anche includere i compleanni, la data di anniversario e le informazioni pertinenti su ogni bambino, come età e interessi speciali.
Comunicare lo scopo del database della chiesa a ciascun individuo. Chiedi il permesso alle persone prima di includerle in un file pubblico e, se non desiderano che le loro informazioni siano condivise, rendi loro un file "privato" o lasciale non in elenco.
Avvia un foglio di calcolo Excel. La prima colonna dovrebbe essere per i nomi dei membri della famiglia, seguita da una seconda colonna per l'indirizzo di casa. La terza colonna dovrebbe includere un numero di telefono, una quarta colonna dovrebbe avere un indirizzo di posta elettronica e una colonna finale può includere eventuali note o preoccupazioni di cui il personale pastorale dovrebbe essere a conoscenza.
Puoi anche crearlo in Microsoft Word, Open Office o qualsiasi altro programma che ti permetta di creare un file stampabile, ma utile per via elettronica, che possa essere salvato sul computer o salvato su disco.
Salva il file dopo aver inserito tutte le informazioni. Questo database dovrebbe essere tenuto da qualche parte dove è facilmente accessibile a coloro che lo usano regolarmente (come il personale della chiesa) ma non a quelli che non hanno bisogno delle informazioni. Potresti metterlo su un disco rigido condiviso o proteggerlo con una password per evitare i ficcanaso.
Prendi in considerazione l'acquisto di un programma di database progettato per le chiese, come il Custode dei Servi. Il foglio di calcolo di Excel in questo caso sarebbe semplicemente una bozza. Reinserire le informazioni finali e organizzate nei campi designati del programma di database. Salva il tuo lavoro.
Articoli di cui avrai bisogno
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Computer con accesso a Internet
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Informazioni di contatto per tutti i membri del gruppo che vogliono essere inclusi
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Segretario o volontario per l'inserimento di dati
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Programma di fogli di calcolo come Microsoft Excel
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Software di database (opzionale)
Suggerimenti
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Mantenere riservate le informazioni confidenziali Rispetta la privacy della tua congregazione. Controlla l'ortografia dei nomi e le cifre dei numeri di telefono per la precisione.
avvertimento
Se hai un problema con il software del database o ritieni che sia rotto, non provare a "ripararlo". Potresti cancellare file importanti. Utilizzare invece il numero del servizio clienti fornito con il software.
