Indipendentemente dal fatto che la tua azienda stia acquistando nuovi computer o cerchi un fornitore per la formazione dei dipendenti, è utile seguire una procedura dettagliata che ti consente di ottenere ciò di cui hai bisogno considerando anche il budget e le aspettative per il prodotto o il servizio. Tale processo ti dà l'opportunità di esaminare le esigenze specifiche della tua azienda in dettaglio e selezionare prodotti e fornitori che sono più efficaci per la tua situazione. Seguendo un processo di acquisto commerciale, non solo completerai il tuo acquisto ma esaminerai anche i risultati in modo da sapere cosa potrebbe funzionare meglio per gli acquisti futuri.
Suggerimenti
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Gli 8 passaggi del processo di acquisto aziendale sono:
- identificare le esigenze aziendali;
- determinare un budget;
- selezionare un team di acquisto;
- definizione delle specifiche;
- ricerca di opzioni;
- valutare le opzioni;
- fare l'acquisto; e
- rivalutare l'acquisto.
Identificare le esigenze aziendali
L'acquisto è un aspetto importante della gestione di un'impresa, quindi è imperativo che le aziende prendano decisioni per acquistare prodotti e servizi che miglioreranno le loro operazioni in qualche modo. Prima di prendere una decisione di acquisto, le aziende devono identificare un vero bisogno della propria azienda. Ad esempio, l'acquisto di nuovo software può migliorare la gestione dell'inventario o l'aggiunta di una stampante potrebbe aumentare la produttività. Spesso, i dipendenti presentano i loro datori di lavoro con esigenze mentre altre volte, i datori di lavoro devono riconoscere una necessità dopo aver esaminato il flusso di lavoro e gli obiettivi di business.
Determina un budget
Che sia piccolo o grande, un budget può aiutare le aziende a sopravvalutare e apparentemente a spendere meno per gli acquisti che devono effettuare per le loro operazioni. Un budget fornisce al team addetto agli acquisti una linea guida da utilizzare per la ricerca di fornitori e prodotti e per valutare le possibilità di acquisto.
Seleziona un team acquisti
Seleziona le persone nel tuo staff per cercare opzioni per l'acquisto che la tua azienda vuole fare. Aiuta ad usare le persone che sono in prima linea e coinvolte con l'oggetto che si intende acquistare. Queste persone comprendono i processi alla base dell'articolo acquistato e probabilmente conoscono le funzionalità ei vantaggi che possono aggiungere valore alla tua organizzazione.
Definire le specifiche
Collabora con il team addetto agli acquisti per sviluppare un quadro chiaro delle specifiche del prodotto o servizio che la tua azienda intende acquistare. Se stai acquistando una stampante per un ufficio immobiliare, le specifiche potrebbero includere una macchina che stampa a colori, è di dimensioni inferiori a 24 pollici, stampa su carta lucida e fotografica, ha 64 MB di memoria e connettività wireless, stampa fino a 17 pagine al minuto e funziona con sistemi operativi basati su Mac o Windows. Questi dettagli possono aiutare il team di acquisto a identificare gli articoli che soddisfano le esigenze dell'azienda immediatamente rispetto a opzioni di ricerca che non soddisfano le esigenze generali.
Cerca opzioni
Utilizzare le specifiche del prodotto per cercare opzioni valide. Trova fornitori e fornitori che offrono il prodotto che stai cercando. Prendi in considerazione i fornitori con cui hai lavorato in passato, quelli che hanno vendite o offrono sconti a imprese come la tua.
Valuta le tue opzioni
Restringi la tua ricerca e identifica le migliori opzioni per la tua attività. Collaborare con il team acquisti per identificare i pro e i contro di ciascuna opzione. Considerare costi, caratteristiche, manutenzione, tempi di consegna, opzioni di pagamento, servizio clienti e reputazione del fornitore.
Fai l'acquisto
Determina in che modo la tua azienda prevede di pagare per l'acquisto e identifica il membro del team di acquisto a firmare l'acquisto. Contatta il venditore che fornisce il prodotto che desideri acquistare e fai il tuo acquisto.
Rivalutare l'acquisto
È importante seguire gli acquisti per determinare se l'acquisto funziona o meno per la tua squadra. Ottieni un feedback sull'acquisto in modo da sapere se è necessario apportare modifiche alle specifiche se il prodotto o il software devono essere aggiornati in futuro.
