Le aziende gestiscono sistemi di inventario che utilizzano sistemi di inventario periodici o perpetui. Il sistema di inventario perpetuo mantiene un bilancio di inventario in tempo reale. Il sistema di inventario periodico aggiorna solo il saldo dello stock quando viene preso un conteggio fisico. I sistemi di inventario perpetuo richiedono un conteggio dell'inventario fisico da effettuare annualmente, mentre un sistema di inventario periodico esegue conteggi dell'inventario fisico più spesso. Per entrambi i sistemi, la differenza tra il numero di inventario fisico e la quantità riportata nel sistema di inventario viene regolata tramite una rettifica di inventario.
Inventario fisico
Le rettifiche di magazzino richiedono che venga effettuato un conteggio dell'inventario fisico in modo che l'contabile possa confrontarlo con il saldo di magazzino registrato nel sistema. Tutte le attività devono cessare durante il conteggio delle scorte fisiche per mantenere l'integrità del conteggio. I dipendenti dell'azienda contano e registrano manualmente ogni unità contenuta nel magazzino durante l'inventario fisico.
Regolazioni periodiche dell'inventario
Sotto il sistema di inventario periodico, il proprietario dell'azienda registra una modifica dell'inventario quando fisicamente conta l'inventario. Confronta il saldo di inventario registrato corrente con il conteggio delle scorte appena creato. La differenza viene registrata come aggiustamento dell'inventario. La registrazione a giornale di registrazione scorte include un addebito sul costo del venduto, un credito agli acquisti e un debito o un credito a magazzino. Il proprietario determina l'importo degli acquisti in base all'accumulo di acquisti effettuati durante il mese. L'importo dell'inventario viene calcolato in base alla differenza tra il conteggio dell'inventario fisico e il saldo dello stock nel sistema. Se l'importo dell'inventario rappresenta un aumento nel saldo scorte, l'addebito viene effettuato sull'account. Se l'importo dell'inventario rappresenta una diminuzione, l'account viene accreditato. L'importo del costo della merce venduta viene determinato calcolando il numero richiesto per bilanciare la voce.
Regolazioni dell'inventario perpetuo
In un sistema di inventario perpetuo, le transazioni di acquisto e vendita influiscono sul saldo di inventario al momento della transazione. L'inventario finale registrato in un sistema di inventario perpetuo dovrebbe teoricamente corrispondere al conteggio dell'inventario fisico. Il contabile confronta l'inventario fisico con il saldo del sistema di inventario. Il contabile registra la discrepanza come aggiustamento dell'inventario. L'importo della discrepanza è addebitato al costo della merce venduto con l'altra parte dell'inventario di addebito della partita. Se il conteggio dell'inventario fisico mostra un saldo superiore rispetto al sistema di inventario, il contabile addebita Inventario e crediti Costo della merce venduta. Se il conteggio dell'inventario fisico mostra un saldo inferiore rispetto al sistema di inventario, il contabile addebita il costo della merce venduta e accredita l'inventario.
Analisi di inventario
Alcuni aggiustamenti dell'inventario si verificano a seguito di normali attività commerciali, come la perdita di inventario o errori di immissione dei dati. Il ragioniere deve analizzare le grandi rettifiche di inventario per determinare perché si verificano gli aggiustamenti di grandi dimensioni. Errori frequenti nell'immissione dei dati richiedono responsabilità di riqualificazione o ristrutturazione. Grandi aggiustamenti dell'inventario inspiegabili possono essere il risultato di un furto, indicando che la sicurezza deve aumentare.
