Creare assegni e contrappesi è uno dei modi migliori per far prosperare un'azienda. In un sistema aziendale che utilizza controlli e contrappesi, i ruoli sono definiti in modo più chiaro. La creazione di controlli e saldi consente di implementare un sistema di contabilità che promuove la separazione delle funzioni. L'implementazione di controlli e saldi nella tua azienda è fondamentale per aiutarti a identificare il furto interno ed esterno.
Acquista un sistema di software di contabilità, se non ne hai già uno in posto. Un software di contabilità popolare per le piccole imprese è il software di contabilità Intuit QuickBooks. Il tuo sistema di contabilità dovrebbe essere in grado di registrare e analizzare i dati in modo rapido e accurato. Il software di contabilità dovrebbe essere semplice e facile da usare, ma dovrebbe essere in grado di espandersi man mano che la tua attività si espande.
Stabilire ruoli chiaramente definiti per i dipendenti. La cosa più importante da fare per creare assegni e contrappesi nel tuo business è separare le doveri il più possibile. Il responsabile della gestione del contante o il funzionamento del dispositivo del punto vendita della tua azienda non devono essere la stessa persona che conta e registra le vendite per quel giorno.
Separare i conti crediti da debiti esigibili. Non si desidera che la persona incaricata di ricevere il pagamento delle fatture e dei servizi resi sia la stessa persona responsabile del pagamento delle fatture e delle buste paga in uscita. Rendere i crediti intercambiabili dei conti clienti e dei conti fornitori può comportare un'adeguata appropriazione indebita di denaro.
I commerciali non dovrebbero mai essere autorizzati a gestire l'inventario o ordinare i materiali da un venditore. Implementare controlli e bilanci che rendono un dipendente responsabile per l'acquisto di materiali o forniture e un altro dipendente responsabile per il mantenimento di inventario finito a livelli ottimali.
Stabilisci controlli dell'inventario che riducano al minimo il rischio di furto interno della tua azienda. Il tuo dispositivo point-of-sale dovrebbe funzionare all'unisono con il tuo sistema di contabilità per garantire che i numeri di inventario siano accurati. Le vendite, in termini di denaro, dovrebbero essere facilmente abbinate alle scorte disponibili. La creazione di controlli e saldi adeguati riduce al minimo l'esposizione della tua azienda a frodi e altre appropriazioni indebite.
