Come scrivere appunti per i volontari delle feste di Natale

L'uso di promemoria dei dipendenti per richiedere volontari per la pianificazione delle festività degli uffici è un buon modo per coinvolgere molti lavoratori e farli sentire inclusi nel team dell'ufficio. L'uso efficace dei volontari dipendenti può far sì che eventi come le feste natalizie si presentino senza intoppi. I promemoria assicurano inoltre che un messaggio o un annuncio raggiunga tutti i destinatari previsti. Quando si pianificano feste di Natale e altri eventi in ufficio, è necessario assicurarsi che tutti coloro che sono invitati a partecipare siano a conoscenza della data e dell'ora.

Articoli di cui avrai bisogno

Elenco di potenziali volontari dipendenti
Informazioni di contatto per tutti i potenziali volontari
Data, luogo e ora dell'evento
Elenco dei tempi di volontariato e requisiti di servizio

Determina il tipo di festa di Natale che il tuo ufficio avrà. Decidi se l'evento si terrà in ufficio o fuori sede. Imposta un budget. Determina il numero di persone da invitare, inclusi i coniugi o gli ospiti dei dipendenti. Decidi se l'alcol verrà servito e se fornire bevande gratuite o un bar in contanti. Tieni un elenco dettagliato dei parametri della festa per guidare i tuoi volontari nella creazione.

Determina quanti volontari dipendenti dovrai organizzare e facilitare la festa. Nella maggior parte dei casi, saranno richiesti almeno 10 volontari per coprire tutte le funzioni. Scegli un leader volontario per supervisionare gli altri dipendenti volontari. Discutere i dettagli dell'organizzazione direttamente con il volontario principale. Assicurati che ogni potenziale volontario abbia il tempo e la capacità di partecipare prima di assegnare i ruoli.

Crea un promemoria per tutti i potenziali volontari affermando il tuo bisogno di aiuto con la festa dell'ufficio. Fornire il nome del dipendente selezionato per agire come referente volontario. Assicurati che tutti i volontari capiscano che oltre a te, sarà disponibile un'altra persona per lavorare attraverso la logistica dell'organizzazione del party. Chiedi a tutti i memo destinatari di metterti in contatto con te entro una settimana per farti sapere se possono fare volontariato. Mantieni un elenco di tutti coloro che hanno accettato di aiutare.

Invia un secondo memo alle persone che si sono offerte volontarie. Assegnare compiti e responsabilità del partito a singoli individui o piccoli gruppi. Ad esempio, posizionare un gruppo incaricato di selezionare il menu del cibo; un secondo gruppo incaricato degli inviti circolanti; un terzo gruppo incaricato di decorazioni, bomboniere e regali. Continua a dividere le attività fino a coprire tutti gli aspetti della festa. Potrebbe essere necessario arruolare ulteriori volontari se il tuo gruppo è grande, formale o più complesso di un incontro informale in ufficio.

Nel secondo memo, annunciare un programma di riunioni del comitato volontario del partito, settimanale o mensile, da organizzare e preparare. Pianifica la prima riunione almeno 4-6 mesi prima dell'evento. Ciò contribuirà a garantire che nessun dettaglio sia trascurato e che tutti i volontari comprendano le proprie responsabilità e gli impegni in termini di tempo. Pianifica le riunioni durante l'orario aziendale, sul posto, ma assicurati che non influiscano negativamente sul lavoro quotidiano dei volontari. Chiedi a tutti i volontari di farti sapere se parteciperanno alla riunione di avvio.

Utilizzare i promemoria per seguire regolarmente tutti i volontari durante il processo di pianificazione. Indicare in ciascun memo ciò che è stato discusso nell'ultima riunione e ciò che sarà discusso nella prossima riunione. Chiedi ai volontari di comunicare con l'intero gruppo se hanno idee, suggerimenti, domande o dubbi in modo che tutti siano pienamente consapevoli di come procede il processo di pianificazione.

Prima dell'evento, invia un promemoria a tutti i membri del tuo ufficio o della tua azienda, ringraziando i dipendenti volontari per il loro lavoro nella preparazione della festa. Questa espressione di gratitudine è importante per i volontari.

Suggerimenti

Utilizza il tradizionale linguaggio commerciale durante la stesura di promemoria, anche per eventi divertenti come feste di Natale. Evitare l'uso di termini gergali, linguaggio volgare e discutibile durante la composizione dei memo.