Sia che tu stia ospitando un ritiro aziendale, una convention o un altro evento speciale, i relatori ospiti possono offrire al tuo pubblico nuove prospettive e il vantaggio dell'esperienza. Una lista di controllo può aiutare ad organizzare gli accordi in modo che tutto funzioni senza intoppi. Per ragioni organizzative, suddividere la lista di controllo in aree: viaggio, finanza, tecnologia, indirizzo e necessità degli oratori. L'host e l'oratore possono creare liste di controllo in queste categorie per garantire che l'evento non abbia complicazioni.
L'organizzazione del viaggio
Gli oratori ospiti, pagati o volontari, di solito devono recarsi al fidanzamento. Questo può comportare importanti piani di viaggio, come voli e hotel, o un semplice giro in macchina. Spetta all'organizzazione ospitante prendere accordi. Scopri da dove viene l'oratore, che tipo di trasporto avrà bisogno e le sue preferenze per l'orario di arrivo e di partenza.Inoltre, ottenere le informazioni pertinenti dell'oratore, come la data di nascita, che è necessaria per alcune prenotazioni. Quindi, la lista di controllo dovrebbe includere la prenotazione dei viaggi - prenotare un hotel se necessario e organizzare il trasporto via terra come un'auto. Aggiungi una nota per confermare tutti gli accordi diversi giorni prima dell'incarico. Gli elenchi di controllo degli oratori dovrebbero includere fornire all'ospite le informazioni e confermare i dettagli.
Accordi finanziari
Gli elementi nell'elenco di controllo dell'host dovrebbero includere la conferma che il pagamento è stato effettuato all'altoparlante. Spesso, gli oratori vengono pagati una parte prima dell'evento come un tipo di fermo e una parte dopo aver completato con successo l'ingaggio. In questo caso, crea due elementi della checklist in modo da non dimenticarti. L'elenco di controllo finanziario del relatore dovrebbe includere la fornitura all'host di tutti i dettagli rilevanti, come l'indirizzo o il numero di conto per il deposito diretto, oltre a confermare che il pagamento è stato effettuato.
Bisogni di tecnologia
Molti oratori ospiti utilizzano la tecnologia come parte del loro indirizzo. Gli oratori ospiti dovrebbero fare un elenco di tutto ciò di cui avranno bisogno, inclusi laptop, lavagna luminosa e schermo, cavi, puntatore, microfono e così via. L'host deve richiedere queste informazioni e aggiungere elementi pratici, come cavi di alimentazione, laptop di backup e una persona tecnica a disposizione per risolvere eventuali problemi.
Il discorso e i materiali
Le organizzazioni ospitanti dovrebbero chiarire cosa stanno cercando da chi parla. Questo può includere un argomento specifico da affrontare, o più dettagli pratici, come la lunghezza dell'indirizzo. Fai una lista di tutto e inviala all'oratore. Per chi parla, questa lista di controllo dovrebbe includere la finitura e la modifica dell'indirizzo. L'oratore dovrebbe anche verificare la creazione di copie duplicate del discorso e dei materiali di supporto, come un PowerPoint. L'ospite e l'oratore devono lavorare insieme in anticipo per determinare se l'oratore fornirà una copia anticipata dell'indirizzo, forse per i media o per un interprete di lingua dei segni.
Cura per l'altoparlante
Questa sezione della checklist è per l'ospite, non per l'oratore. Il tuo oratore dovrebbe essere trattato come un VIP per l'evento. Assegnare una persona che funga da collegamento e gestore per l'oratore e fornire al relatore le informazioni di contatto della persona assegnata. Il giorno dell'evento, assicurarsi che il conduttore sappia dove salutare l'oratore e fornisca tutti gli aggiornamenti necessari all'evento e dettagli importanti. Il conduttore dovrebbe inoltre introdurre l'oratore a persone importanti nell'organizzazione. Aggiungi elementi alla checklist che assicurano il comfort del relatore durante l'evento, come ad esempio bottiglie d'acqua sul podio. Infine, aggiungi gli elementi della checklist per ricordare a te stesso di ringraziare l'oratore che ha seguito l'evento - magari con una nota scritta a mano o un accordo floreale - e di finalizzare qualsiasi pagamento.
