Le responsabilità di una congregazione includono la cura per le strutture utilizzate per il culto, le attività missionarie e la fratellanza. In alcune chiese, i membri del comitato di costruzione hanno la responsabilità della manutenzione ordinaria dei sistemi di riscaldamento e di impianti idraulici, dell'esterno dell'edificio, del paesaggio e dell'interno. Tuttavia, quando sono coinvolti miglioramenti di capitale come rimodellamento, ricostruzione o ristrutturazione, il lavoro del comitato di costruzione copre l'intero progetto da uno studio di fattibilità fino al completamento, compresa la comunicazione sul suo scopo e sui progressi con l'intera congregazione.
Responsabilità di appartenenza al comitato
Quelli chiamati a servire in un comitato di costruzione sono membri attivi che conoscono i ministeri della chiesa. La loro familiarità con i programmi e le attività della chiesa offre loro un'idea di come un progetto di costruzione può sfruttare le opportunità di crescita, di sensibilizzazione e di servizio dei membri. L'appartenenza al comitato richiede l'adesione al regolamento della chiesa e al piano finanziario, la discrezione e l'impegno a partecipare a tutte le riunioni. La sedia e, in sua assenza, il cochair, fungono da portavoce del gruppo, programmano e supervisionano le riunioni dei comitati e rappresentano la chiesa prima di governare gli organi denominazionali. Un segretario di commissione prende minuti e presenze, distribuisce i verbali, gli ordini del giorno e i promemoria e tiene traccia delle informazioni dei sottocomitati, mentre un presidente di sottocommissione guida il lavoro relativo a un aspetto assegnato del progetto complessivo e comunica con il comitato di costruzione. Tutti i membri aiutano a redigere la dichiarazione di missione del comitato di costruzione.
Identificazione dei bisogni della Chiesa
Un comitato di costruzione valuta i bisogni che nuove costruzioni, ristrutturazioni o rimodellamenti possono incontrare per allineare i miglioramenti con la visione della chiesa e le dichiarazioni di missione. La ricerca e l'analisi fatte possono includere la raccolta di contributi dalla congregazione, la rilevazione dei membri per identificare le competenze e le risorse che potrebbero offrire e lo studio dell'impatto sul vicinato. Identifica leggi o ordinanze di zonizzazione che devono essere considerate. Lo studio di fattibilità esamina anche l'influenza del cambiamento in esame su acqua, fognature e sistemi elettrici e la potenziale responsabilità per l'accesso stradale e di parcheggio. Alcuni comitati di costruzione contattano esperti nel settore immobiliare, ingegneria e tecnologia per completare la loro relazione.
Pianificazione per affrontare i bisogni
Il comitato di costruzione intervista architetti e imprenditori, spesso chiamando un architetto per preparare i piani preliminari su cui possono basarsi i finanziari. Le proiezioni dei costi, i finanziamenti e la prospettiva di una campagna di raccolta fondi per raccogliere fondi appaiono tutti nella lista dei doveri del comitato di costruzione della chiesa, sebbene un sottocomitato speciale possa essere incaricato di riunire i numeri. Il presidente del comitato di costruzione riferisce poi alla congregazione, che potrebbe dover approvare i disegni, i costi e la cronologia proposti. A seconda della denominazione della chiesa, il presidente potrebbe anche dover presentare il progetto prima che un organo di governo possa procedere per l'approvazione. Una volta che i disegni sono stati finalizzati e il finanziamento è stato concordato, il presidente del comitato di costruzione chiede i permessi necessari.
Supervisionare il completamento del progetto
I molti dettagli da considerare in un progetto di costruzione, dalla decorazione d'interni alla segnaletica esterna, cadono al comitato di costruzione, che spesso designa una sottocommissione per aiutare nel processo decisionale e mantenere il progetto nei tempi previsti. Il segretario di ciascuna sottocommissione tiene traccia del completamento delle attività e lo segnala al segretario del comitato di costruzione che mantiene una lista di controllo del programma per il progetto. La sedia da costruzione e il cochair fungono da punti di contatto per le decisioni e le indicazioni necessarie per l'architetto e gli appaltatori selezionati. Una parte principale del loro lavoro consiste nel tenere informati i membri del comitato, lo staff ecclesiastico e la congregazione sui progressi e le battute d'arresto e il monitoraggio delle spese con i funzionari delle finanze della chiesa. Se i costi dovessero compromettere il budget, il comitato di costruzione concorderebbe sulle modifiche ai materiali o sulla progettazione ed emetterebbe un cambio di ordine di lavoro firmato dal suo presidente.
