Con molte sottosezioni di contabilità ci sono regole e regolamenti rigidi in termini di organizzazione e ciò che è e non è permesso. Questo non è il caso dei sistemi di informazione contabile. Ci sono semplicemente troppe opinioni riguardo a cosa sia un AIS e cosa no. Ciò che distingue l'AIS dagli altri sistemi informatici sono gli obblighi legali e professionali imposti alla direzione e ai contabili della società.
Flussi di informazioni
Una delle caratteristiche di un AIS è il flusso di informazioni. È illustrato qui con l'uso di una piramide con la gestione in alto, la gestione centrale appena sotto quella, la gestione delle operazioni al di sotto di quella e il personale operativo che rappresenta la base del flusso di informazioni. Le informazioni relative alle prestazioni dell'azienda vanno in direzione opposta a tutti i livelli di gestione attraverso il personale. Il top management è responsabile nei confronti degli azionisti o dei proprietari della società per le informazioni che ricevono. Contribuendo a queste informazioni sulle prestazioni dell'azienda sono i clienti e i fornitori, con i quali il personale delle operazioni ha un contatto giornaliero. Con l'uso di queste informazioni, il top management filtra le informazioni sul budget della società e le istruzioni su come modificare o migliorare le interazioni quotidiane con i clienti e i fornitori. Le informazioni da fornitori e clienti sono conosciute come flussi di informazioni esterne. Quelli dal personale alla direzione e alla gestione del personale sono noti come flussi di informazioni interne.
Elaborazione delle transazioni
Un'altra caratteristica dell'AIS è l'elaborazione delle transazioni. Un AIS elabora due diversi tipi di transazioni. La transazione finanziaria, che è qualsiasi transazione di natura monetaria che interessa le attività o le azioni di un'organizzazione aziendale. La transazione non finanziaria è una decisione che, sebbene non sia misurata monetariamente, può influire sulla salute contabile generale dell'azienda. Ad esempio, se la società decide di cambiare fornitore a causa di un aumento sostanziale dei prezzi da un fornitore corrente, l'effetto immediato non è di natura finanziaria fino a quando non viene effettuato il primo ordine.
Tutte le transazioni sono inserite nel sistema informativo contabile al fine di influenzare il processo decisionale del top management. Se il top management è a conoscenza di un prossimo aumento dei costi, delle tasse o di una potenziale perdita di clientela, possono essere prese decisioni per contrastare le conseguenze negative degli eventi futuri.
Modello AIS
Un modello tipico di un AIS illustra queste caratteristiche e include tre diversi passaggi nella gestione delle informazioni. La prima è la raccolta dei dati. È considerato il più importante di tutti e tre i passaggi, come se gli errori non venissero rilevati, il sistema potrebbe creare output inaffidabili. I due requisiti principali del processo di raccolta dei dati sono che i dati utilizzati siano pertinenti ed efficienti. È nella fase di raccolta dei dati che la rilevanza dei dati deve essere pesata per filtrare tutti i fatti irrilevanti dal sistema. L'efficienza implica la raccolta dello stesso insieme di dati solo una volta. In caso contrario, si ottengono dati ridondanti. Il secondo passo è nell'elaborazione dei dati o nel tentativo di organizzare i dati in modo tale che la direzione possa prendere decisioni in merito alle decisioni finanziarie dell'azienda. Un esempio potrebbe essere l'utilizzo dei dati di vendita per prevedere le future aspettative di vendita. Sulla base di tali aspettative possono essere prese decisioni in merito ai requisiti di personale. Il terzo passo è l'effettiva generazione di informazioni che conduce al processo decisionale. Indipendentemente dal fatto che la decisione sia basata su transazioni finanziarie o non finanziarie, la decisione può influire sulle operazioni giornaliere dell'attività e, eventualmente, sulle prospettive finanziarie dell'azienda.
