La maggior parte delle aziende prepara un budget annuale, anche comunemente definito come un piano annuale. Il top management, in particolare l'amministratore delegato, è responsabile dell'approvazione del budget finale, che diventa quindi la guida per la gestione dell'azienda. Il processo di approvazione può a volte richiedere più tempo della preparazione del budget stesso, poiché è necessario prendere decisioni difficili in merito alla priorità delle spese. Prendere queste decisioni richiede una considerevole discussione avanti e indietro tra il team di gestione.
Bilancio consolidato
Nelle aziende grandi abbastanza da avere dipartimenti o divisioni, i responsabili di queste unità funzionali sono responsabili della preparazione dei propri budget, che sottopongono al reparto finanziario. I budget dipartimentali sono consolidati dallo staff finanziario per creare il budget per l'azienda nel suo complesso. Il processo di definizione del budget inizia spesso con il top management che fornisce linee guida per i manager di divisione da utilizzare, come le ipotesi su quale sarà l'ambiente economico nel prossimo anno. Il fatto che il budget di un manager venga approvato o no è spesso una funzione di quanto strettamente segue le linee guida date. Se il top management sta cercando di contenere i costi, un manager che propone un aumento della spesa del 20% per il suo dipartimento avrà probabilmente bisogno di rivedere il suo budget.
Revisione da parte del personale delle finanze
Il dipartimento finanziario conduce le revisioni iniziali dei budget del dipartimento. Analizzano le spese proposte o, nel caso di dipartimenti di produzione di reddito, le ipotesi utilizzate per preparare le previsioni dei ricavi. Cercano variazioni significative rispetto al budget dell'anno scorso. Il loro obiettivo è assicurarsi che ogni budget sia ragionevole e realizzabile. Vogliono anche identificare potenziali tagli al budget nel caso in cui il top management decida che le spese totali proposte per la società sono troppo alte.
Revisione da parte del top management
Il top management esamina il budget consolidato e decide se le previsioni di fatturato e profitto sono in linea con gli obiettivi che hanno fissato per l'anno successivo. Se il profitto previsto è inferiore a quello che si aspettavano, l'azienda deve determinare i modi per generare entrate aggiuntive o effettuare tagli alla spesa per migliorare i profitti. L'analisi fornita dal dipartimento delle finanze è estremamente utile per aiutarli a identificare le aree che necessitano di ulteriori spiegazioni da parte dei responsabili della divisione - o spese che sembrano troppo alte e possono essere tagliate.
Discussione con i responsabili di divisione
Il senior management si incontra con ciascun responsabile della divisione, a volte con un membro del personale finanziario presente, per comprendere meglio le richieste di budget presentate dal manager. Il direttore della divisione deve venire preparato a difendere le sue richieste. Il top management deve valutare le conseguenze di importanti tagli di budget. Tagliare le spese di marketing, ad esempio, può avere un effetto negativo sui ricavi futuri. Il top management ha il difficile compito di assicurarsi che ogni dipartimento abbia le risorse di cui ha bisogno per funzionare efficacemente mantenendo le spese totali abbastanza basse da consentire all'azienda di mantenere la redditività.
Prendere le decisioni difficili
Un responsabile di reparto potrebbe non essere soddisfatto del suo budget finale se vede che il top management ha apportato tagli significativi. Ma spero che il top management abbia comunicato le ragioni di queste decisioni difficili. Al termine della procedura di approvazione del bilancio, ciascun gestore dovrebbe sentirsi equamente trattato. Idealmente, sente di avere ampie risorse per raggiungere i suoi obiettivi dipartimentali e di conseguenza è pronto a dare il massimo sforzo nel prossimo anno.
