Come scrivere un memo che assegna compiti aggiuntivi

Sommario:

Comunicare un incarico addizionale di mansioni attraverso una nota aziendale interna è un buon modo per stabilire la responsabilità e assicurarsi che il proprio dipendente comprenda nuove mansioni. Proprio come con qualsiasi altro promemoria commerciale, mantienilo breve e diretto includendo solo le informazioni necessarie al dipendente per comprendere le istruzioni.

Formato memo

Scrivi un titolo chiaro e descrittivo. Se si invia il promemoria via e-mail, inserire anche il titolo nel campo dell'oggetto, contrassegnare l'e-mail con una bandiera di alta importanza e includere una ricevuta di lettura. Sebbene generalmente si segua un tipico formato di nota includendo un'intestazione, un'istruzione di apertura, un segmento di attività e una chiusura, la discussione e le sezioni di riepilogo non sono in genere necessarie. Nel segmento di attività, utilizzare un elenco numerico o punti elenco per identificare ed evidenziare compiti nuovi o aggiuntivi.

Contenuto informativo

I segmenti di apertura e di attività sono le sezioni più importanti in questo tipo di memo. Fornire le informazioni di base necessarie nella sezione di apertura. Ad esempio, spiega al dipendente perché stai assegnando compiti aggiuntivi e quando inizieranno questi nuovi compiti. Fornire date e orari per eventuali riunioni che possono aver luogo prima che il dipendente si assuma mansioni aggiuntive. Se necessario, fornire un punto di contatto a cui il dipendente può fare riferimento per domande. Definire ciascun dovere aggiuntivo, in modo chiaro e completo, nel segmento di attività. Chiudi il memo con un breve ringraziamento e sincera dimostrazione di supporto.

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