Come project manager, una volta terminato il progetto, è necessario assicurarsi che il risultato del progetto soddisfi le aspettative. Quindi, dovrai completare alcuni documenti finali e chiudere il progetto. Le procedure tipiche includono l'ottenimento delle approvazioni, il trasferimento della proprietà e il rilascio di un prodotto in produzione. Di solito, si termina un progetto terminato eseguendo dei test per assicurarsi che il team abbia completato il lavoro e aggiornato i report di stato per indicare il completamento.
Condurre test di accettazione. I metodi di accettazione informali includono il completamento di un'installazione o di un evento. I metodi di accettazione formali includono test degli utenti rispetto ai criteri stabiliti all'inizio della fase di pianificazione del progetto. Ad esempio, i progetti di sviluppo di applicazioni software includono in genere test funzionali, di sistema e dell'utente per dimostrare che il prodotto funziona come previsto. Se gli utenti scoprono che il prodotto non soddisfa le loro esigenze, rifiutano il deliverable e le revisioni devono essere apportate prima che possa verificarsi il completamento del progetto.
Creare un documento di firma. Questo accordo di accettazione elenca i criteri di successo del progetto. Ad esempio, creare un elenco di controllo per testare un sistema di reporting progettato per consentire la registrazione del tempo impiegato per il lavoro di volontariato dei dipendenti. Gli utenti devono confermare che possono utilizzare un modulo basato su Intranet per inviare e rivedere solo i loro orari sulle attività selezionate. I manager dovrebbero essere in grado di esaminare solo le proposte dei dipendenti sotto la loro supervisione. L'applicazione deve inviare una e-mail sia al gestore che al dipendente per notificare loro l'invio. I dipendenti dovrebbero essere in grado di richiedere l'aggiunta di ulteriori attività al modulo di invio.
Ottenere l'approvazione del completamento del progetto finale da parte di clienti, sponsor e parti interessate. Queste persone possono firmare copie cartacee del contratto di accettazione o utilizzare modelli o moduli online, come quelli forniti dal sito Web Microsoft Office. Ad esempio, utilizzare un modulo di InfoPath per visualizzare visivamente lo stato del progetto utilizzando la formattazione condizionale che mostra e nasconde le immagini in base allo stato del progetto.
Suggerimenti
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Al posto della procedura di disconnessione basata su carta, inviare un messaggio di posta elettronica. Ad esempio, utilizzando Microsoft Outlook, premere i tasti "CTRL / N" per creare un nuovo messaggio. Dal menu "Opzioni", fai clic sul pulsante di attivazione "Pulsanti di voto". Seleziona l'opzione "Approva, Rifiuta". Nel campo "Oggetto:", digita una breve descrizione del progetto al quale desideri che il destinatario della posta elettronica effettui l'accesso. È possibile inserire testo, grafica o documenti aggiuntivi. Fai clic sul pulsante "Invia". I destinatari ricevono un messaggio di posta con la direttiva per "Vota facendo clic su Vota nel gruppo Risposta sopra". Fai clic sul pulsante "Tracciamento" sul tuo messaggio originale per vedere chi ha approvato e chi ha rifiutato.
