Quando un progetto di costruzione viene messo in vendita, il suo proprietario è alla ricerca di un appaltatore responsabile e qualificato per svolgere il lavoro a un costo ragionevole. Il processo di offerta garantisce che i potenziali offerenti stiano lavorando dalle stesse informazioni, portando alla capacità di confrontare non solo i prezzi, ma la completezza dell'offerta.
Le probabilità di un esito positivo del progetto aumentano notevolmente quando il proprietario prepara informazioni complete e fattuali per gli offerenti. Questa informazione è denominata pacchetto di offerte o documenti di offerta. Questi documenti includono i piani di progetto, le specifiche, gli elenchi di quantità, le informazioni sugli orari e i dati relativi a qualsiasi apparecchiatura o prodotto specifico da utilizzare. Sono incluse anche le informazioni rilevanti sulle condizioni del sito. Una copia del contratto da firmare è spesso parte del pacchetto per consentire alle società di rilegatura di rivedere il contratto. I documenti di gara, presi insieme, di solito diventano parte del contratto dell'offerente vincente. Le quantità di offerta e i prezzi unitari controllano la quantità di denaro dovuta in fase di pagamento durante la vita del progetto.
Le offerte pubbliche o quelle con un'agenzia o un proprietario governativo seguono regole diverse rispetto alle offerte private. Devono essere pubblicizzati in anticipo e consentono a tutti gli appaltatori qualificati di fare offerte, se lo desiderano. I proprietari privati possono scegliere di limitare il processo agli appaltatori che hanno selezionato come offerenti.
Quando gli offerenti ricevono i pacchetti di offerte, affilano le loro matite o accendono il loro software di stima e determinano i costi e la disponibilità dei materiali, la manodopera e le attrezzature necessarie, l'ordine di lavoro e i requisiti di pianificazione. I problemi sorgono quando considerano un progetto. Un esempio potrebbe essere la constatazione che un componente importante ha tempi lunghi per la consegna in conflitto con il programma di costruzione desiderato dal proprietario. Un altro problema tipico si verifica quando le quantità fornite dal proprietario non corrispondono ai quantitativi stimati dall'offerente. Le domande vengono affrontate chiedendo chiarimenti al proprietario. Un proprietario responsabile risponderà a queste domande e condividerà le informazioni nuove o aggiornate con tutti gli offerenti.
Le visite in loco sono spesso organizzate per consentire agli appaltatori di individuare potenziali problemi che possono essere costosi, come problemi di accesso o conflitti con strutture esistenti o miglioramenti.
Quando arriva la data dell'offerta, le agenzie governative possono o meno aprire le offerte pubblicamente. Alcune agenzie impongono che l'offerta venga aggiudicata all'offerente più reattivo. Questo a volte è problematico dal fatto che il basso offerente può aver commesso un errore o comunque aver calcolato male il costo reale del progetto, il che può portare a tagli agli angoli o al lavoro di qualità inferiore durante la costruzione. I proprietari privati in genere non hanno aperture per le offerte pubbliche. Hanno la grande discrezione di utilizzare criteri diversi dal prezzo per la selezione di un imprenditore. Un appaltatore potrebbe avere un prezzo più alto, ma potrebbe aver identificato efficienze di pianificazione per portare il progetto online più velocemente, ad esempio.
Indipendentemente dal processo seguito, pubblico o privato, le offerte vengono valutate per completezza. Un appaltatore che ha escluso parte del lavoro, ad esempio, può essere considerato "non reattivo" e tale offerta può essere respinta. Le informazioni richieste ma che non sono state fornite, forse per quanto riguarda l'assicurazione o un elenco di progetti precedenti, possono anche essere motivo di rifiuto di un'offerta. Gli appaltatori devono prestare molta attenzione per includere tutti i documenti richiesti.
Alla fine di un processo di offerta ben gestito, le offerte danno ai proprietari dei progetti obiettivi, criteri da mele a mele per selezionare il miglior appaltatore per il lavoro.
