I messaggi di spedizione sono avvisi agli acquirenti di beni per informarli che una spedizione è in arrivo. Questi prealletti vengono utilizzati principalmente con spedizioni oltreoceano, anche se molte altre società con solo operazioni domestiche possono anche utilizzarle. Un prealert di spedizione viene spesso inviato via fax o e-mail al cliente che riceve le merci diversi giorni prima della data di arrivo prevista. Questo avviso consente al cliente di prepararsi per l'arrivo.
Comprendere lo scopo di un prealert di spedizione. Molte aziende inviano un prealt per cortesia al cliente. Mantiene il cliente informato sui dettagli di consegna delle spedizioni previste. Se sei un'azienda che spedisce merci, dai ai tuoi clienti un avviso di cortesia di questo tipo.
Determina il tuo metodo per inviare la notifica. Il metodo più comune utilizzato per inviare avvisi prealert spedizione è tramite e-mail.
Titolo l'avviso. Includi il titolo "Prealert di spedizione" nella parte superiore della notifica. Se stai inviando l'avviso via email, scrivilo anche nella riga dell'oggetto. Includere una breve dichiarazione che informa il cliente che questo serve come avviso che i beni ordinati sono in viaggio.
Indicare i dettagli dell'ordine. Un prealert di spedizione dovrebbe indicare diverse informazioni chiave. Dovrebbe indicare chiaramente il nome della tua azienda per informare immediatamente il cliente su chi sta inviando questo avviso. Includi il tipo di metodo di spedizione utilizzato, il numero di tracciamento e la data di arrivo prevista.
Includere tutte le informazioni di sdoganamento. Quando le merci vengono spedite all'estero, sono necessari diversi documenti importanti per il completamento. Queste forme sono generalmente completate dal corriere e dal trasportatore delle merci. I documenti doganali garantiscono che le merci possano essere sdoganate. Un prealert di spedizione include queste informazioni per mostrare al cliente che i moduli appropriati sono stati completati. Se questi moduli non vengono compilati correttamente, potrebbe verificarsi un problema con la spedizione.
Allegare altri documenti importanti. Con un preallarme di spedizione, molte aziende spesso allegano determinati documenti, che possono includere una polizza di carico, una fattura commerciale, una lista di imballaggio o una scheda di sicurezza dei materiali, indicata come MSDS.
Includi le tue informazioni di contatto. Questo è uno dei dettagli più importanti che contiene un prealert di spedizione. Questo consiste principalmente in un numero di telefono che il cliente può chiamare per eventuali domande, dubbi o problemi.
