Le comunicazioni da ufficio possono essere principalmente guidate dalla posta elettronica e dalla messaggistica istantanea, ma quasi tutti gli uffici ricevono e gestiscono una quantità enorme di documenti. In effetti, secondo l'Agenzia per la protezione dell'ambiente degli Stati Uniti, il lavoratore d'ufficio medio gestisce circa 10.000 fogli di carta ogni anno, o una media di circa due chili di carta e prodotti di cartone ogni giorno. Migliori procedure di gestione della posta dell'ufficio possono contribuire notevolmente a garantire un flusso regolare di comunicazioni interne ed esterne.
Designare personale appropriato
Anche le piccole imprese possono trarre beneficio dalla designazione di una persona per gestire tutta la posta in entrata e in uscita per garantire che nulla venga perso o indirizzato erroneamente verso la sua destinazione. Più grande è l'organizzazione, più membri dello staff dovrebbero essere assegnati per ricevere, raccogliere, distribuire e raccogliere tutta la posta e i pacchetti aziendali. Con l'email diventa una scelta più popolare per la comunicazione e la distribuzione di documenti ufficiali, la gestione della posta cartacea può essere solo una parte della descrizione del lavoro di un dipendente, a seconda del volume di posta che passa attraverso i soliti canali di comunicazione aziendale. Per le consegne commerciali (ad esempio, UPS, FedEx, DHL), l'addetto alla reception è generalmente la persona migliore per ricevere e firmare per i pacchetti in arrivo a causa della sua posizione privilegiata. Di solito non è una buona idea consegnare tutti gli altri compiti di gestione della posta all'addetto alla reception, perché questa responsabilità spesso richiede che lasci la sua scrivania incustodita per lunghi periodi di tempo.
Crea grafici di flusso di distribuzione della posta
I manager e i dipendenti responsabili della distribuzione della posta dovrebbero collaborare allo sviluppo di linee guida, utilizzando diagrammi di flusso, elenchi di controllo o qualsiasi formato con cui la vostra azienda sia più a proprio agio, e seguiranno tutti i dipendenti, in particolare lo staff che supervisionerà la distribuzione e la raccolta della posta. Dovrebbe prendere in considerazione ogni fase della raccolta della posta: la raccolta della posta presso il centro di raccolta centrale (una casella postale, un corriere, un ufficio postale aziendale, un addetto alla consegna dei pacchi o una casella postale convenzionale); raccogliendo in un luogo specifico dell'ufficio designato esclusivamente per lo smistamento della posta; distribuire a caselle postali individuali o dipartimentali o consegnare a mano in ogni ufficio; raccogliere la posta in uscita e assicurare che tutta la posta in uscita sia adeguatamente indirizzata e timbrata; e mantenendo l'area di raccolta / smistamento della posta ordinata e completamente rifornita.
Fornire forniture necessarie
Assicurarsi che la stazione di raccolta / distribuzione della posta disponga di tutte le risorse necessarie allo staff per svolgere il proprio lavoro. Se la vostra azienda è abbastanza grande da consentire una distribuzione più efficiente della posta utilizzando una postazione centrale, installate un robusto sistema di posta / letteratura o smistatrice di posta con abbondanza di cubicoli per ogni reparto o membro dello staff e contrassegnate chiaramente ciascuno di essi. I reparti richiedono cubicoli più grandi degli individui, quindi dai loro molto spazio.Tenere un mobile o una scrivania ben fornito con rotoli di nastro e dispenser per nastro; materiale di imballaggio; buste; restituire le etichette in diverse dimensioni prestampate con l'indirizzo della tua azienda; etichette postali in diverse dimensioni prestampate con alcune delle destinazioni di posta più comuni della vostra azienda; timbri di data e ora; una scala di pacchetti; penne; marcatori; bidoni di stoccaggio; e un piccolo camioncino o dolly. Non dimenticare di includere un distruggidocumenti di dimensioni industriali e contenitori per il riciclaggio. Se la tua azienda passa più posta di quella che una persona può distruggere o riciclare, considera la possibilità di contrattare con una società di gestione / riciclaggio di documenti esterni per gestire il lavoro per te.
Tieni traccia di tutte le e-mail in entrata e in uscita
Crea un sistema di gestione della posta elettronica per tenere traccia di tutte le e-mail in entrata e in uscita. Se la tua azienda è solo te e un assistente, puoi saltare questo passaggio, ma se controlli un grande dipartimento o una società con dozzine di dipendenti, crea un sistema che tenga traccia delle date in cui arriva la posta e, se necessario, per chi. È particolarmente importante creare questi sistemi se la tua azienda riceve molti documenti legali e pacchetti sensibili. Gli oggetti si perdono anche in piccoli uffici più spesso di quanto si pensi; è meglio evitare queste frustranti situazioni creando un foglio di calcolo Excel di base, ad esempio, che mostra quando è arrivato un pacco e quando è stato rivendicato dal suo destinatario o rappresentante.
