Ci sono un certo numero di casi in cui ti potrebbe essere chiesto di scrivere una lettera per conto di qualcun altro. Gli avvocati, ad esempio, lo fanno regolarmente. Altre situazioni includono la scrittura di persone che non hanno le competenze per farlo da soli o che sono studenti di seconda lingua e non possono scrivere in inglese. L'assenza del tuo capo dall'ufficio potrebbe essere un'altra ragione per cui ti chiede di scrivere una lettera a suo nome. Indipendentemente dal motivo per cui stai scrivendo la lettera per qualcun altro, il formato è coerente.
Determina il contenuto
Parla con la persona che stai per scrivere la lettera per conto di. Fai una lista di punti da coprire, la persona a cui indirizzare la lettera e tutti gli altri dettagli che devono essere inclusi. Discutere l'argomento della lettera fino a quando non si ritiene di avere abbastanza informazioni di base per scriverlo correttamente.
Usa la carta intestata e il formato della lettera commerciale
Scrivi su carta intestata, se possibile, perché dà credibilità alla tua corrispondenza. Se non si dispone di carta intestata, digitare l'indirizzo della persona per la quale si sta scrivendo la lettera in alto nella pagina, lasciare uno spazio e digitare la data. Inizia con il saluto, "Caro" seguito dal nome della persona, titolo e una virgola. Se, ad esempio, stai scrivendo ad una compagnia, leggerebbe "Gentile Sig.ra Briggs" o "Al Giudice presidenziale", se è in tribunale.
Adottare il formato a blocchi per le lettere commerciali. Tutte le frasi iniziano sul lato sinistro della pagina; i paragrafi sono separati da uno spazio di linea. La distanza tra la chiusura è di tre o quattro righe per consentire la firma. Digita le lettere commerciali invece di scriverle a mano.
Dichiara l'autore
Dichiara di scrivere per conto di un'altra persona se è appropriato, come in una lettera al tribunale. Se si tratta di una lettera che esce con il nome dell'altra persona, non è necessario dichiarare che non l'ha scritta lei stessa. Nel caso di lesioni fisiche o problemi di linguaggio, indicare il motivo: "Sto scrivendo per conto di Jeremy Smithers mentre si rompeva i polsi con gli sci".
Utilizzare una lingua efficace e facile da capire
Arriva al punto. Le lettere - che siano o meno a favore di qualcun altro - devono essere brevi e concise. Indica il motivo per cui stai scrivendo e quindi inizia un nuovo paragrafo per le tue idee di supporto. Ricorda di cambiare i paragrafi e di lasciare uno spazio quando cambi idee. Scrivi in un linguaggio facile da capire. Non usare una parola grossa quando uno piccolo farà e manterrà le frasi corte. Mira alla chiarezza piuttosto che cercare di stupire il tuo lettore con il tuo vasto vocabolario.
Usa una voce formale
Mantieni il tono professionale. Evita le frasi floreali e rimani concentrato sull'argomento di cui stai scrivendo. Non offrire la tua opinione sull'argomento a meno che non ci sia una buona ragione per farlo.
Chiudi forte
Riassumi il contenuto della lettera nel paragrafo conclusivo. Specifica anche l'azione che la persona per cui stai scrivendo la lettera per i desideri. Se potrebbe essere la sostituzione di un apparecchio difettoso o una richiesta per una riunione. Usa la chiusura "Cordiali saluti" o "Cordiali saluti" per rimanere coerente con il tono commerciale della lettera. Frasi come "Talk soon" o "Your friend" non sono appropriate. Firma e digita il tuo nome, seguito dalle parole "a nome di nome della persona per cui stai scrivendo".
Revisione
Lascia la tua lettera per un giorno circa e poi modificala. Oltre agli errori di grammatica e di ortografia, osserva le parole comunemente confuse come "passato e passato" o "effetto ed effetto". Controlla contro il tuo elenco originale per assicurarti di non aver dimenticato nulla. Mettiti al posto del destinatario della lettera. Leggi ad alta voce a te stesso e valutalo per tono e contenuto. Modifica di conseguenza. Rivedi la lettera con la persona per conto della quale hai scritto. Assicurati di non trascurare nulla di ciò che la persona voleva includere.
