Le politiche e le procedure, quando sono scritte, forniscono ai manager e ai dipendenti linee guida per un trattamento equo, uniforme, logico e legale di tutti i membri di un'organizzazione o di un'azienda. Le politiche stabiliscono le regole e le procedure forniscono i modi in cui le politiche dovrebbero essere implementate.
Perché sono necessarie politiche e procedure
Le politiche e le procedure forniscono la base per un comportamento coerente, indipendentemente dallo stato o dalla durata del mandato delle persone che li implementano. Offrono l'opportunità di risposte più rapide a domande o dubbi su "cosa fare". Perché forniscono un'uniformità relativa, rendono possibile una maggiore responsabilità. Le politiche e le procedure aiutano anche a garantire che le azioni siano legali e tempestive.
Piano in cinque passaggi per crearli
La prima fase richiede uno studio di eventuali politiche e procedure passate o presenti. È saggio guardare a ciò che gli altri stanno facendo in quest'area per vedere cosa può mancare, soprattutto se la tua organizzazione o azienda differisce in modo significativo. Coloro che saranno responsabili del monitoraggio delle politiche e delle procedure e delle persone interessate da essi dovrebbero essere intervistati.
Nella seconda fase, armati con i dati più recenti, le politiche e le procedure nuove o rivedute devono essere formulate e distribuite. Il terzo passaggio è la fase di implementazione. Se è richiesto un addestramento del personale, questo è il momento di eseguirlo. Nel corso del tempo, la fase quattro cerca di valutare ciò che è stato implementato in modo che possano essere apportate modifiche, se necessario.
Il passaggio finale, basato sulle valutazioni in corso delle politiche e delle procedure e dei cambiamenti nell'ambiente, consiste nell'aggiornamento affinché il processo rimanga aggiornato. Nuove leggi statali o federali possono essere approvate o nuovi regolamenti promulgati.
Politiche e procedure delle risorse umane
Il dipartimento delle risorse umane è in cima alla lista per l'implementazione richiesta. Assunzioni, assunzioni e licenziamenti, revisione delle prestazioni del personale, orari e presenze e ferie sono solo alcune delle aree importanti che devono essere coperte. Saranno incluse sicuramente preoccupazioni per molestie sessuali, consulenti e benefici marginali.
Altre aree che possono richiedere politiche e procedure
Le buste paga, i dipartimenti contabili e finanziari richiedono politiche e procedure. Inventario, fornitura e acquisto; computer, intranet e Internet; servizio clienti, sicurezza del prodotto e richiamo; sicurezza, disaster recovery; e le vendite e il marketing sono sicuramente aree aggiuntive che richiedono politiche e procedure.
Trovare esempi
Numerose aziende commerciali e no-profit su Internet offrono modelli che hanno un linguaggio appropriato in molte aree. Piuttosto che reinventare la ruota, è logico utilizzare qualcosa già scritto come base per le tue politiche e procedure. Ciò consente di risparmiare tempo, aumenta la probabilità che vengano incluse aree importanti e contribuisce a garantire il rispetto dei requisiti legali.
Se è possibile ottenere le politiche e le procedure di organizzazioni o aziende impegnate nella stessa azienda come la vostra, questo sarebbe utile.
Nessuna fonte dovrebbe essere considerata del tutto rilevante o affidabile. Più esempi riesci a trovare, migliori saranno probabilmente le tue politiche e procedure.
