I verbali delle riunioni sono una registrazione organizzata dei partecipanti a una riunione e gli argomenti trattati. I verbali servono come utile riferimento di discussioni e decisioni, nonché un documento di supporto per le raccomandazioni interne.
Articoli inclusi
L'apertura dei verbali delle riunioni include un elenco di partecipanti. Inoltre, rileva la data, l'ora e l'impostazione della riunione. Mentre l'incontro procede, gli argomenti vengono presentati per la discussione, a volte votati o decisi. I minuti di follow-up fanno riferimento ai partecipanti coinvolti in ciascun argomento. I verbali rilevano anche le idee presentate per la discussione e chi ha presentato ogni pensiero chiave. I voti o le decisioni, insieme ai passaggi di azione diretti, sono inclusi anche in minuti.
Tipi di riunioni
I partecipanti al gruppo di lavoro informale o alle riunioni del comitato prendono spesso le proprie note. Un membro può persino distribuire una recensione dell'incontro ad altri partecipanti. Tuttavia, i verbali delle riunioni organizzati e strutturati sono normalmente utilizzati solo per riunioni più formali. I verbali vengono generalmente tenuti per riunioni di comitato organizzativo, riunioni del consiglio di amministrazione, riunioni di agenzie o uffici governativi e riunioni pubbliche. Una persona di segreteria o personale amministrativo di solito prende appunti e prepara i minuti.
Uso di riferimento
I membri dei gruppi di lavoro o dei comitati utilizzano spesso i verbali delle riunioni come riferimento. I minuti guidano ogni persona coinvolta nel proprio ruolo nell'esecuzione delle decisioni prese. In contesti collaborativi, i verbali aiutano anche i leader a rendere ogni persona responsabile del proprio ruolo. Se un membro della squadra non riesce a svolgere un'azione concordata, può essere rimproverato da un leader. I verbali delle riunioni del governo o delle organizzazioni pubbliche soddisfano anche l'obbligo degli enti pubblici di trasmettere informazioni alle popolazioni che servono e di fornire un registro degli affari ufficiali.
Uso della documentazione
In alcuni casi, i verbali delle riunioni vengono utilizzati anche come documento di supporto. I comitati organizzativi discutono spesso problemi, risoluzioni e azioni, quindi formulano una raccomandazione formale a un consiglio o organo più ampio. I verbali sono spesso allegati alla presentazione per dimostrare le conversazioni svolte dal comitato. In un college, ad esempio, le scuole o i dipartimenti dei programmi educativi di solito presentano dei verbali delle riunioni del comitato consultivo a sostegno delle proposte del curriculum.
