Molte organizzazioni non-profit ed educative hanno bisogno di supporto filantropico per sostenere le operazioni. Un banchetto di raccolta fondi è uno dei modi migliori per raccogliere fondi per programmi artistici, scuole, ospedali, gruppi di sensibilizzazione e altri. Questi eventi possono sembrare complicati da pianificare e organizzare. Inizia con una buona lista di controllo, crea un calendario e chiedi aiuto ai volontari. Inizia mesi prima della data del banchetto e prenota presto la tua posizione, il catering, il talento e l'intrattenimento.
Pianifica l'evento e acquista un libro di pianificazione o quaderno (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) esclusivamente per l'evento. Mantieni una cartella per record, contatti, biglietti da visita, ricevute, elenchi di volontari, prenotazioni, menu e tutti i dettagli che si presenteranno prima, durante e dopo l'evento. Ottieni un aiuto il più presto possibile, come un coordinatore volontario, e inizia a delegare compiti.
Budget l'evento. Una volta che conosci il conteggio massimo della sede, calcola il costo per assegnare a persona pasti, bevande, sacchetti regalo e altri oggetti nell'elenco. Calcolare i costi per ogni voce sulla lista di controllo, come attrezzature, costi del personale, affitti, costi di servizio, mance e così via. I prezzi dei biglietti e i fondi raccolti copriranno questi costi, ma l'esborso iniziale comprenderà un certo numero di depositi e costi di anticipo.
Individua e fissa una struttura per organizzare il banchetto. Questo può essere un grande hotel, un grande ristorante che accoglie feste private, un bed and breakfast o una dimora storica. Dovrai conoscere la capacità massima in modo da non sovraccaricare gli inviti per gli ospiti o vendere più biglietti di quelli consentiti dalla stanza. La maggior parte degli stabilimenti di qualità disporranno di personale per aiutare la pianificazione, così come la ristorazione e altri servizi interni.
Prenota il tuo maestro di cerimonie (MC). Verificare con agenzie di talento locali. Se vuoi prenotare un atto di "nome" o una celebrità, dovrai iniziare molto prima della data prevista in quanto alcuni hanno orari molto intensi. Contatta agenti e manager per l'intrattenimento e prenota tutto il talento.
Ordinare inviti, biglietti, programmi e qualsiasi altro materiale stampato, come le brochure dell'organizzazione per cui vengono raccolti fondi. Se hai intenzione di tenere un'asta, inizia a ricevere oggetti donati. Una squadra di volontari può gestire questa responsabilità. Le aste silenziose non avranno bisogno di un banditore d'asta, ma un'asta d'asta lo farà. Decidi se il tuo MC lo farà, o se hai bisogno di uno specialista separato. Inviti per posta all'elenco dei donatori dell'organizzazione. Assicurati di notare che l'evento è semi-formale. Specificare qualsiasi cosa in particolare gli ospiti dovranno sapere oltre la data, l'ora, il luogo e gli ospiti speciali o l'intrattenimento. Assicurati di promuovere la tua asta.
Pubblicizza l'evento tramite newsletter, pubblicità online, giornali locali e stazioni radio che trasportano annunci di pubblica utilità (PSA) per organizzazioni no-profit. Le emittenti televisive locali possono anche avere un calendario di eventi, e i notiziari locali possono fare una breve intervista o plug per l'evento, quindi avere tutti i dettagli pronti.
Parla con lo chef del locale, o mettiti in fila fuori dal catering. Decidi se avere un buffet o un servizio completo, piatti pronti. Digli il tuo budget e il numero previsto. Questo può essere finalizzato più vicino si ottiene, ma è sempre meglio prepararsi per più persone di quanto ci si aspetti che non essere all'altezza delle reali esigenze.
Mantenere contatti regolari con volontari, collaboratori e tutto il personale che lavora all'evento. Assegna un assistente speciale a ciascuna celebrità o gruppo di intrattenimento per aiutare con qualsiasi cosa durante l'evento. Incontro con tutti i volontari in anticipo per assicurarti che sappiano come vestirsi, cosa fare, dove essere quando, ecc.
Arriva al luogo dell'evento molto prima nella giornata per decorare e allestire lo spazio. Se parti per prepararti, torna con un sacco di tempo per incontrare ospiti speciali, celebrità e intrattenimento e indirizzali verso dove potranno sedersi, lavorare o aspettare nel backstage. Se hai una band dal vivo, si presenteranno presto per impostare e fare controlli audio. Controllate che i dettagli finali si uniscano e godetevi l'evento. In seguito, assicurati che tutto sia pulito e che tutto il personale o lo staff chiave siano pagati. Raccogli buste di donazione e consegna alla persona appropriata che rappresenta l'organizzazione.
