"Lavoro" indicava il luogo in cui andavi ogni giorno tanto quanto ciò che facevi lì. "Andare al lavoro" significa vestirsi, uscire dalla porta e prendere un'auto o un mezzo di trasporto pubblico verso un edificio in cui hai trascorso l'intera giornata all'interno, tranne, forse, uscendo a pranzo. Oggi, molte persone lavorano da un tavolo nella loro caffetteria locale o nella loro sala da pranzo o da una scrivania allestita in quella che era una camera da letto. Ma non sono liberi professionisti o autonomi. Si connettono con i colleghi di tutto il paese o addirittura con il mondo con la stessa facilità con cui si avvicinano al prossimo box. Benvenuti nel business virtuale.
Definizione di business virtuale
Il significato della frase "business virtuale" è cambiato radicalmente nel corso degli anni. Fino a 10 anni fa, un'azienda poteva essere definita virtuale se esternalizzava parte del proprio lavoro a persone che lavoravano in un'altra città. Altri hanno permesso a determinate posizioni di lavoro di avere "team virtuali" insieme ai loro team interni. Le parole d'ordine dei tempi erano "telelavoro" e "telelavoro". Più recentemente, il ronzio è stato quello di consentire ad alcuni dipendenti di "lavorare in remoto".
Oggi, più aziende vengono chiamate "virtuali al 100%". Ciò significa che non c'è un ufficio principale dove andare e tutti in azienda lavorano da remoto, di solito da soli piuttosto che in gruppo. I dipendenti sono spesso distribuiti in tutto il paese e anche in altri paesi. La loro posizione non è importante a condizione che abbiano un telefono e un accesso coerente a Internet.
Alcuni non riescono a immaginare di non avere un posto in cui tutti vanno a lavorare. Ma funziona così bene per gli altri che sempre più aziende stanno iniziando a girare per diventare anche virtuali al 100%.
Come funziona un business virtuale?
La comunicazione è la chiave per far funzionare bene il business virtuale. Oggi è normale che le persone controllino le loro e-mail e facciano telefonate più volte al giorno, ovunque si trovino. Uno dei principali vantaggi della tecnologia smartphone è la possibilità di rimanere in contatto facilmente quando sei in viaggio. I dipendenti virtuali hanno l'abitudine di controllare i messaggi più volte al giorno. Quando un cliente, un collega o un capo dice "Ti ho mandato una email", la risposta non può più essere: "Non l'ho vista, sono fuori dall'ufficio". Per lo meno, la risposta dovrebbe essere: "Fammi controllare la mia email".
In precedenza, quando un dipendente desiderava lavorare da casa, i manager e persino i colleghi erano sospettosi di quanto lavoro fosse svolto. La comunicazione quotidiana rimuove quella paura. I dipendenti possono facilmente dirsi a vicenda su che cosa stanno lavorando e quanto hanno realizzato, oltre a fare il check-in con i loro manager.
I file possono essere condivisi tramite e-mail. Immagini come grafici, grafici e illustrazioni possono essere scansionate e inviate in un file direttamente da uno smartphone. Con i documenti di fronte a ciascuna persona coinvolta, possono tenere una teleconferenza per discuterla come se fossero tutti in una sala riunioni insieme. Non ha nemmeno bisogno di essere una chiamata in conferenza formale. Due persone che hanno una conversazione possono semplicemente aggiustare gli altri con cui vogliono parlare.
Proprio come colleghi e dirigenti in un ufficio fisico sarebbero preoccupati se il cubicolo di qualcuno fosse rimasto inutilizzato per la giornata senza che il dipendente chiami malato o che qualcuno sappia che erano fuori a un cliente, nessuno in un'azienda virtuale dovrebbe essere smarrito durante il giorno.
Tuttavia, c'è una certa dose di fiducia nel business virtuale. La direzione non dovrebbe passare tutto il tempo a tenere traccia delle persone. Il punto è essere produttivi, ovunque tu sia. E questo è facile da discernere. Se il lavoro viene svolto in scadenza, i lavoratori sono produttivi. Molti proprietari o gestori di aziende virtuali affermano che la produttività della loro azienda è aumentata una volta diventato un business virtuale.
Assunzione dei dipendenti giusti
Non tutte le persone faranno bene in un ambiente di lavoro virtuale. Alcune persone hanno bisogno di camminare attraverso la porta del loro posto di lavoro per entrare nella mentalità di essere "al lavoro". A loro piace avere il ronzio delle persone impegnate intorno a loro. Non possono essere produttivi seduti da soli, da soli in una stanza e la caffetteria locale non è un sostituto valido per loro.
Alcuni tratti della personalità indicano che una persona potrebbe probabilmente funzionare bene in un'azienda virtuale:
- Lavoro indipendente e sicuro per conto proprio.
- Auto-diretto, prendendo l'iniziativa senza essere detto.
- Appassionato del lavoro e vuole lavorare.
- Affidabile, fedele e dedicato.
La domanda è, naturalmente, come si riconoscono questi tratti nei candidati? Inizia con i dipendenti attuali. Conosci quelli che lavorano bene indipendentemente e quelli che vengono da te per l'approvazione su tutto. Quelli che sono rimasti al lavoro per anni, e sono produttivi piuttosto che mettere semplicemente in tempo, sono leali e dedicati. Puoi fidarti di loro per portare a termine il lavoro, e non c'è motivo di aspettarsi che non continueranno la loro etica del lavoro quando lavorano virtualmente.
Quando intervisti nuovi candidati per lavori virtuali, i tratti dell'indipendenza, dell'autodirezione, della passione e dell'affidabilità sono un buon modo per restringere le tue scelte. Poi fai quello che hai sempre fatto quando assumi: vai con il tuo istinto.
Pro e contro di età
Molte persone dicono che i lavoratori più giovani che sono abituati a fare il più possibile online sono l'ideale per lavorare in un business virtuale. I cosiddetti Millennial, ad esempio, che il Pew Research Center ha recentemente deciso sono nati tra il 1981 e il 1996, si adattano a questa descrizione.
Le etichette possono essere pericolose, però. È vero, la maggior parte delle persone in quell'età è incline alla tecnologia. Non solo conoscono la tecnologia, ma in genere si adattano facilmente alle nuove tecnologie. Ma, prima di tutto, questa è una vasta fascia d'età. Secondo, i tratti della personalità devono ancora essere considerati.
Solo tu puoi determinare quanta esperienza è richiesta per ogni lavoro, e in una certa misura, l'esperienza arriva con l'età. Qualcuno che ha 22 anni e appena uscito dal college probabilmente non avrà la maturità di un 35enne e certamente non l'esperienza. Tuttavia, un nuovo laureato può avere una passione per il lavoro e l'esuberanza in generale che può fare molto in qualsiasi ambiente di lavoro.
È rischioso assumere, tuttavia, che i dipendenti virtuali debbano essere giovani. I lavoratori più anziani, ad esempio, i cosiddetti "baby boomer" nati tra il 1946 e il 1964, sono spesso considerati fuori dal loro elemento in cui la tecnologia è interessata. Naturalmente, è naturale aggrapparsi al familiare. Ma ciò non significa che tutti i candidati di "una certa età" non possono essere eccellenti dipendenti virtuali.
In primo luogo, alcuni sono molto bravi con la tecnologia e lo adorano. Chi non è in grado di imparare qualsiasi dispositivo utilizza la tua azienda. In secondo luogo, i lavoratori più anziani tendono a rimanere più a lungo in posti di lavoro e possono essere più fedeli e impegnati nel complesso. Anche quelli in età di pensionamento o vicini sono solitamente felici di lavorare. Non stanno cercando promozioni o utilizzano il lavoro come trampolino di lancio.
Se sia i lavoratori più giovani che quelli più anziani possono portare benefici a un business virtuale, non dimenticare quelli nel mezzo. Il fatto è che l'età è probabilmente il minimo fattore da considerare quando si assumono lavori virtuali. Avere dipendenti di tutte le età offre vantaggi significativi. I lavoratori più giovani di solito sono felici di mostrare come usare la tecnologia a chiunque abbia bisogno di aiuto. I lavoratori più anziani hanno anni di esperienza e conoscenza che possono condividere per fornire informazioni dettagliate su molte situazioni lavorative.
Lavori che funzionano bene virtualmente
Mentre praticamente qualsiasi lavoro può essere fatto virtualmente, alcune categorie possono essere adattate più facilmente. Quelli che hanno impiegato con successo lavoratori virtuali, sia a tempo pieno che part-time, includono:
Creativo: Le attività incentrate sulle arti creative e la scrittura, come la pubblicità e l'editoria, si sono sempre rivolte a specialisti esterni alla loro azienda quando è sorta la necessità. Non potevano permettersi di tenere artisti di talento nello staff, e lavorare con loro virtualmente permetteva loro di assumere persone con specialità e talenti diversi per ogni incarico.
Finanza: I lavori che sono principalmente basati sui numeri, come contabili e pianificatori finanziari, possono essere eseguiti ovunque. Basta inviare via email i file o i documenti finanziari con brevi spiegazioni, e possono portarli da lì. Sono abituati a lavorare da soli e in genere non sono persone che hanno bisogno di avere gli altri intorno a loro per essere produttivi.
I saldi: I venditori esterni hanno sempre avuto fiducia nel lavorare fuori dall'ufficio. Ecco dove sono i loro clienti e potenziali clienti. È facile dire se sono produttivi attraverso i loro numeri di vendita.
Internet: L'essenza stessa dei lavori su internet li rende ideali per il business virtuale. I web designer, gli sviluppatori di software o qualsiasi lavoro fatto per Internet possono essere fatti virtualmente.
Formazione scolastica: I college e persino le scuole superiori hanno frequentato corsi online da tempo e alcuni sono ora interamente online. Chi non ha frequentato un corso di formazione online? Sta diventando il modo più popolare per allenarsi per qualsiasi cosa, sia che si tratti di un nuovo lavoro, di un nuovo prodotto o di una nuova procedura. Numerose società di tutoring offrono tutoring online, anche quando studenti e insegnanti si trovano a migliaia di chilometri di distanza.
Assistenza clienti: Molte aziende hanno rappresentanti del servizio clienti virtuali. Il cliente probabilmente immagina che stia chiamando un reparto fisico in azienda, ma non c'è motivo per cui i rappresentanti non possano lavorare da casa. Tutto ciò che serve è un telefono, l'accesso a Internet a un manuale del servizio clienti, le estensioni del telefono nel caso in cui sia necessario trasferire la chiamata e la possibilità di utilizzare un auricolare dove sono.
helpdesk: Simile al servizio clienti, l '"help desk" risponde alle domande di una società IT o di qualsiasi altro che potrebbe aver bisogno di spiegare i dettagli a un cliente confuso. Quella scrivania può essere ovunque tu possa mettere un laptop e una persona.
Molti lavori possono essere adattati per funzionare virtualmente o una combinazione di riunirsi di persona e lavorare da remoto. Ovviamente, industrie come la manifattura, dove i prodotti fisici sono fabbricati in una struttura, richiedono che il lavoro venga svolto nei locali. Ma ciò non significa che le vendite, l'amministrazione, la finanza e la gestione della struttura non possano essere svolte virtualmente.
Indirizzo di lavoro virtuale
Se vuoi dare l'impressione di avere un ufficio fisico o semplicemente di dare ai tuoi clienti un posto dove inviare posta e pacchetti, numerose aziende forniscono questo servizio. In genere si caricano mensilmente in base alla quantità di posta che si riceve. Ti daranno un indirizzo, la possibilità di visualizzare la tua posta online e decidere cosa fare con ogni pezzo. Le opzioni vanno dal distruggerlo per inoltrarlo fisicamente a un indirizzo che fornisci.
Gestione aziendale virtuale
Anche i manager e i proprietari devono adeguare il proprio pensiero per gestire con successo un'azienda virtuale. Il miglior stile di gestione per tutti, inclusi i manager, è un mix di comunicazione, flessibilità e fiducia.
Molte aziende hanno organizzato una sorta di "riunione di tutte le mani" che si svolge regolarmente. Forse è una conference call del lunedì mattina per discutere gli obiettivi di ciascuna persona per la settimana. Dal momento che non stai chiedendo loro di presentarsi di persona, tutti quelli che non sono malati dovrebbero essere in grado di "partecipare" a una chiamata in conferenza.
Decidi in che modo vuoi che ogni dipendente faccia rapporto, e quando, durante il resto della settimana. Se dici a tutti i dipendenti di chiamarti ogni giorno per dirti dove sono e cosa stanno facendo, il tuo lavoro sarà disturbato dalle chiamate telefoniche tutto il giorno. Chiedere loro di inviarti un'email con le informazioni ti consente di leggerlo a tuo piacimento. Una lista di controllo settimanale che include tutti i nomi sarà facile da spuntare quando ognuno riporta quel giorno.
Ma c'è un ulteriore elemento di fiducia richiesto ai manager in un'azienda virtuale. Non puoi guardare fuori e vedere chi c'è nei loro cubicoli in un dato momento. Devi essere in grado di credere che i dipendenti stiano facendo ciò che dicono di fare. Se la produttività è la stessa o migliore di quella, il tuo business virtuale sta funzionando.
