La maggior parte delle aziende prepara un piano aziendale annuale che include una previsione finanziaria, chiamata anche budget aziendale. Il piano o il budget è uno strumento di gestione per fornire una direzione strategica per l'azienda. Mostra quali passaggi sono necessari per implementare le strategie che sono state scelte - e quanto costano queste azioni o azioni - e prevede le entrate e i profitti che ci si aspetta deriveranno dalla loro implementazione. Quando i risultati finanziari effettivi diventano disponibili, di solito alla fine di ogni mese, questi risultati vengono confrontati con i dati preventivati nelle relazioni di confronto del budget.
Preparazione
I risultati finanziari effettivi sono preparati dall'ufficio contabilità di un'azienda. I budget possono essere preparati anche con la contabilità, oppure ci può essere un dipartimento specializzato in pianificazione finanziaria e analisi che si occupa della preparazione del budget. I budget sono progettati per essere nello stesso formato degli estratti conto mensili, quindi i confronti tra risultati effettivi e budget sono più semplici. Questi sistemi sono tipicamente automatizzati quindi, una volta immesse le cifre del budget, i report di confronto vengono creati automaticamente non appena le informazioni contabili diventano disponibili.
Valore
Le differenze tra i dati preventivati e quelli effettivi rivelano informazioni importanti alla direzione aziendale su come si sta svolgendo l'attività. Idealmente, il budget è stato preparato con cura in modo che potesse essere il più preciso possibile una previsione di ciò che l'azienda sarà in grado di raggiungere nel prossimo anno. Quando i rapporti di confronto del budget mostrano scostamenti significativi, significa che le ipotesi utilizzate per preparare il budget erano errate o che il contesto aziendale è cambiato rispetto a quanto previsto. I report di confronto budget consentono al team di gestione di identificare rapidamente dove si verificano i problemi.
Analisi e interpretazione
Nelle grandi aziende con molti dipartimenti e divisioni multiple, il volume delle dichiarazioni contabili prodotte può essere enorme, il che significa che anche il volume delle relazioni di confronto del budget è ampio. Il personale di contabilità o finanza prende questi dati e prepara i report di riepilogo per la gestione da sottoporre a revisione. Questi rapporti, preparati ogni mese, includono una discussione narrativa dei risultati e un'analisi delle ragioni delle variazioni più significative. Il report contiene grafici e grafici per illustrare le tendenze chiave che il top management deve esaminare e discutere. Nel caso in cui le spese siano superiori al budget, gli analisti incaricati di preparare i report di confronto del budget devono spesso tornare alle voci della contabilità per quel periodo per scoprire le ragioni specifiche delle varianze. L'analisi degli scostamenti delle entrate comporta la determinazione se le vendite unitarie erano inferiori al budget o il prezzo medio guadagnato per unità era inferiore al previsto.
Azione correttiva
Dopo aver esaminato i rapporti di confronto del budget, l'alta direzione deve determinare se le varianze sono sufficientemente significative da giustificare l'adozione di azioni correttive. Un problema è se le varianze erano eventi insoliti occasionali o parte di un pattern ricorrente. Se le vendite di un prodotto scendono al di sotto del budget per un certo numero di mesi, potrebbe essere necessario modificare la strategia di marketing per riportare le vendite in linea. In alternativa, il deficit di entrate può essere dovuto a fattori al di là della capacità di controllo dell'azienda, come ad esempio una crisi economica generale. In questo caso, la risposta potrebbe essere quella di ridurre le spese preventivate per ridurre il divario tra budget e risultati effettivi nei prossimi mesi.Il top management si rivolge a spese superiori alle budget incontrando i manager i cui dipartimenti sono stati responsabili delle varianze e hanno chiesto perché si sono verificati.
