La gestione dei viaggi comprende una vasta gamma di servizi di viaggio d'affari per le aziende. A differenza di un'agenzia di viaggi standard che gestisce solo le prenotazioni di hotel, voli e voli, le società di gestione dei viaggi offrono servizi di gestione completi a società che coprono tutto, dalla pianificazione alla definizione della politica di viaggio aziendale.
Integrazione aziendale
Le società di gestione dei viaggi spesso collaborano con il dipartimento finanziario o amministrativo di un'azienda per fornire servizi interni che coprano tutti gli aspetti del viaggio d'affari della compagnia, compreso lo sviluppo della politica aziendale e la sua attuazione. I servizi possono includere anche la verifica delle spese, l'identificazione di problemi fiscali, la pianificazione del percorso e la logistica. Inoltre, possono consigliare i dirigenti su aggiornamenti e modifiche che interessano il settore dei viaggi.
Partnership strategiche
Attraverso partnership strategiche con fornitori privilegiati e l'uso di software e tecnologie all'avanguardia, i travel manager gestiscono le trattative con i fornitori allo scopo di identificare gli sconti e ottenere le migliori tariffe di viaggio, compresi pacchetti hotel, pasti, taxi e servizi di auto per i viaggiatori d'affari.
Collegamenti globali
Le società di gestione dei viaggi hanno spesso filiali in altri paesi o collaborano con altre società internazionali per fornire informazioni importanti ai viaggiatori d'affari internazionali. Queste informazioni possono includere i requisiti del passaporto, le abitudini culturali, la traduzione linguistica, lo scambio di valuta, le leggi internazionali e le avvertenze sulla sicurezza dei viaggiatori.
Tutti i servizi inclusi
Come dipartimento funzionante all'interno di un'azienda, un'azienda di gestione viaggi mantiene i profili di viaggio e coordina le informazioni su conferenze, itinerari, autorizzazioni di viaggio e spese aziendali consentite e può consegnare i dati direttamente ai dipendenti utilizzando portali basati sul Web e integrandosi con software diffusi come Microsoft Outlook ed Excel. La società può anche gestire i processi e le forme di spesa aziendale al rientro dei dipendenti.
Pianificazione e gestione finanziaria
Oltre a fornire servizi di viaggio, una società di gestione dei viaggi aziendali fornisce dati completi e rapporti continui sulle spese di viaggio d'affari per assistere le imprese nella revisione e nella determinazione del budget dei costi di viaggio aziendali. Inoltre consigliano i dirigenti sulle migliori pratiche e aiutano a sviluppare future iniziative e politiche di viaggio.
