Un rapporto sulla situazione è esattamente ciò che implica il nome: una relazione su una situazione contenente informazioni verificate e fattuali che forniscono un'immagine chiara del "chi, cosa, dove, quando, perché e come" di un incidente o di una situazione. Molte organizzazioni utilizzano i rapporti sulla situazione per fornire ai superiori l'input e le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni corrette e appropriate. Organizzazioni di gestione delle emergenze, agenzie governative, servizi armati, aziende, forze dell'ordine, organizzazioni umanitarie non governative e diplomatici fanno affidamento sui rapporti di situazione.
Osserva la situazione nel modo più chiaro possibile. Se l'evento è stato un disastro naturale, guarda l'area del disastro e osserva l'impatto su terra, infrastrutture e popolazione. Un rapporto sulla situazione deve fornire tutti i fatti rilevanti alle persone che baseranno le loro decisioni su tali fatti. Osservare attentamente. Le congetture e le opinioni non appartengono a un rapporto sulla situazione.
Parla con tutte le persone coinvolte da cui hai bisogno di informazioni. Ogni organizzazione che richiede o produce rapporti sulle situazioni elencherà probabilmente il personale che deve essere contattato e informato. Prendi buone note durante ogni conversazione poiché includerai questi dati nel rapporto.
Raccogli e raccogli dati. L'obiettivo è fornire la visione più completa possibile di un evento e dei risultati di quell'evento. Nota i dettagli su ogni aspetto della situazione: cosa è successo, a chi, dettagli di tempo, data e posizione, impatto sull'infrastruttura e come la popolazione locale sta rispondendo. Molte organizzazioni hanno un formato standard per un rapporto sulla situazione che richiede determinati tipi di informazioni. Se questo formato esiste, usalo. Renderà la raccolta dei dati più veloce e più precisa.
Componi il rapporto in ordine logico. Includere tutte le informazioni pertinenti. Usa un vocabolario chiaro e conciso per descrivere gli eventi, evitando aggettivi e avverbi. Rapporti di avanzamento regolari seguiranno probabilmente il rapporto sulla situazione iniziale, quindi è necessario descrivere solo ciò che sta accadendo attualmente, non ciò che potrebbe accadere nel prossimo futuro.
Includere un punto saliente chiave o una sezione di sommario esecutivo all'inizio del rapporto, ma solo dopo che tutti i dati sono stati raccolti e messi in ordine logico. Usa fatti e cifre, evitando di supporre. La sezione riassunto o evidenziazione deve trasmettere le informazioni più importanti per i superiori occupati da leggere per primi.
Suggerimenti
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Tieni a mente i lettori del rapporto e cosa hanno bisogno di sapere sulla situazione.
