Una fattura è uno strumento di comunicazione che dice ai tuoi clienti che cosa hai fornito per loro, quanto costa e come dovrebbero pagare. Le fatture possono essere semplici come un foglio scritto a mano con un paio di annotazioni o possono essere documenti informatici sofisticati e progettati professionalmente. Fatture chiare e informative danno credibilità alla vostra azienda ai vostri clienti. Inoltre, ti aiutano a ricevere i pagamenti più presto che tardi, informando i tuoi clienti quando ti aspetti che vengano inoltrati.
Numeri di fattura
Le fatture vengono scritte in ordine successivo e un numero di fattura consente di individuare o fare riferimento a una determinata fattura in una sequenza. Se le fatture non sono computerizzate, archiviali nell'ordine in cui le emetti, in modo da poter trovare facilmente la fattura che ti serve. Se compri pastiglie di fatture che compilerai a mano, verranno fornite con numeri prestampati e le fatture saranno unite insieme in modo da non dover fare altro lavoro per tenerle in ordine. Se stai creando fatture computerizzate utilizzando software come QuickBooks o Square, il programma farà il lavoro per te e emetterà le fatture in ordine.
Quando è necessario fare riferimento a una fattura, ad esempio se un cliente ha una domanda relativa al pagamento o se ha ricevuto un assegno e desidera contrassegnare la fattura come pagata, è sufficiente cercarla per numero di fattura. Puoi iniziare la sequenza di fatture con qualsiasi numero tu scelga, quindi anche se stai scrivendo la tua prima fattura, puoi dargli un numero più alto per far apparire la tua azienda più consolidata.
Cosa dovrebbe essere in una fattura?
Oltre al numero di fattura, una fattura deve includere tutto il necessario per trasmettere le informazioni necessarie al cliente in modo da poter essere pagato. Oltre ad essere una notifica di una somma dovuta, una fattura è anche un utile strumento di riferimento per i clienti che hanno bisogno di sapere cosa hanno ricevuto e in che quantità. Includi nella fattura:
- Nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo della tua azienda.
- La data in cui è stata scritta la fattura o la data di consegna del prodotto. Usa un sistema di appuntamenti o l'altro, ma sii coerente.
- Nome e indirizzo di fatturazione del cliente.
- L'indirizzo di spedizione del tuo cliente.
- La quantità di ciascun articolo ordinato, il nome o il numero di inventario di ciascun articolo ordinato, il prezzo unitario di ciascun articolo ordinato e il prezzo totale di ciascun articolo, calcolato moltiplicando la quantità per il prezzo unitario.
- L'importo totale dovuto per tutti gli articoli in fattura.
- IVA dovuta, se applicabile.
- Termini di pagamento, come il pagamento in contrassegno o 15 (15 giorni per pagare).
Utilizzo di fatture per pagamento rapido
Un po 'di riflessione e attenzione nella creazione di fatture può aiutarti a ricevere i pagamenti in modo più rapido e coerente. Prima spedisci la fattura, prima il cliente saprà quanto pagare e quando il pagamento è dovuto. Sebbene i termini di pagamento come il periodo di tempo tra la consegna e il pagamento siano generalmente negoziati in anticipo, l'indicazione di questi termini in modo chiaro e visibile sulla fattura può servire come utile promemoria. Se il cliente è in ritardo di pagamento per fatture precedenti, compreso un importo totale dovuto sulla fattura corrente può accelerare il pagamento salvando il cliente il passo di cercare saldi precedenti dovuti.
