Avere un solido controllo sui dati finanziari della tua azienda è una parte importante della gestione di un'impresa. Ciò include la gestione non solo della cassa della società, ma anche del suo debito. Mentre ci sono diversi modi per farlo, uno dei più efficaci è quello di utilizzare un sistema di contabilità di debito e di credito. Capisci il significato di debito e credito, però? Ancora più importante, comprendi le differenze tra questi due termini in riferimento alla tua attività e in che modo sono diversi da quelli a cui sei abituato come consumatore?
Se sei un po 'confuso sulle differenze tra credito e debito, non sei solo. Detto questo, più capisci di crediti e debiti, meglio ti capirai di come la tua azienda spende i suoi soldi. Se vuoi veramente avere un controllo sui dati finanziari della tua azienda, ma non sei sicuro in quest'area, il punto migliore per iniziare a imparare è con la definizione di debito e credito.
Cos'è il debito?
I debiti sono transazioni che la tua azienda fa quali costi. Questo può sembrare semplice, ma è un argomento più complesso di quanto alcuni realizzino. Ci sono diversi tipi di debiti nel mondo degli affari, e farli confondere può rovinare i tuoi libri se non stai attento. Fortunatamente, esiste un modo semplice per ricordare i tipi più comuni di addebiti, in modo da non incorrere in questo problema.
Se hai problemi a tenere traccia di ciò che è un debito, pensa alla parola DEAL. Puoi usare questo per ricordare che tutti i debiti sono Draws, Expenses, Asset o Losses. In questo caso, i "prelievi" sono prelievi in contanti o qualsiasi altro denaro non contato che esce dalla tua attività. Le "spese" sono spese operative, inclusi costi come utenze e buste paga. "Attività" si riferisce al denaro speso per l'acquisto di beni materiali, attrezzature o immobili. Le "perdite" sono esattamente come suonano, gli investimenti che vanno a sud o altre situazioni che fanno perdere denaro all'azienda.
In sostanza, qualsiasi somma che esce dalla tua azienda è un debito. Se vuoi essere sicuro, puoi usare questo mnemonico per controllare. Si può facilmente ricordare che il denaro prelevato da piccoli soldi è un debito, così come i soldi spesi per una nuova stampante, un nuovo spazio ufficio o l'acquisizione di altre attività. Anche i salari, le tasse e le altre spese aziendali si qualificano come debiti, così come i soldi persi quando un grande investimento aziendale cade.
Quindi, se i debiti sono i soldi che escono dal tuo business, che cosa fa crediti?
Che cos'è il credito?
Come consumatore, puoi pensare al credito come a una linea di debito sicuro o non garantito che prendi a prestito; questi sono più comunemente visti in carte di credito e altre linee di credito. La definizione del credito nella contabilità è diversa, tuttavia. Quando parli dei dati finanziari della tua azienda, un credito è una buona cosa; sono i soldi che arrivano nella tua azienda, in modo simile a come un debito è il denaro che esce dalla tua azienda.
Come per la definizione di debito, esiste un utile mnemonico per tenere traccia di ciò che costituisce un credito nel mondo degli affari: RAGAZZE. La G sta per "guadagni", che rappresentano aumenti del prezzo delle azioni della società. L'I sta per "reddito", che è il denaro che entra nella tua azienda non considerato come un guadagno o entrate. Ciò significa anche che R sta per "entrate", ossia denaro guadagnato attraverso vendite o servizi. Il L è per "passività" che è reddito derivato da un prestito o altro debito da una fonte esterna. La S è per "azionariato azionario", che è il denaro che gli azionisti hanno messo in società attraverso l'investimento.
Proprio come i debiti sono tutti i soldi che escono dal tuo business, i crediti sono tutti i soldi che arrivano. Se non sei sicuro, applica il tuo mnemonico e vedi se il denaro soddisfa una delle categorie di un credito. Proventi da vendite di nuovi prodotti? Dai un'occhiata. Un nuovo prestito per coprire la tua espansione aziendale? Dai un'occhiata. C'è un aumento degli investimenti degli azionisti che porta ad un aumento del prezzo complessivo delle azioni? Questo è un assegno in due diverse categorie.
Quindi ora che hai capito cosa sono i debiti e i crediti, per cosa dovrebbero utilizzarli?
Quando le aziende usano il debito e il credito
L'uso della registrazione di debito e credito fa parte della tecnica nota come contabilità a partita doppia. Dividendo i fondi in entrata dai fondi in uscita, è più facile capire cosa sta succedendo nel libro mastro della contabilità. I debiti sono registrati in una singola colonna sul foglio del libro mastro, mentre i crediti sono elencati in una colonna separata accanto alla colonna del debito. Questa struttura a due colonne ti consente di vedere a colpo d'occhio quando i soldi stanno uscendo dalla tua azienda e quando sta arrivando.
All'interno del sistema a doppia entrata, ciascuna transazione viene elencata separatamente sulla propria linea. Se la transazione rappresenta un debito, l'importo della transazione viene scritto nella colonna di debito per quella linea. Se rappresenta un credito, l'importo della transazione è scritto nella colonna del credito. Nessuna voce dovrebbe avere qualcosa scritto in entrambe le colonne; se un'operazione comporterebbe in qualche modo sia un debito che un credito, i due aspetti della transazione dovrebbero essere scritti su linee separate in modo che il debito e il credito siano registrati per conto proprio.
I totali dei crediti e i debiti nel tuo libro mastro vengono calcolati separatamente. Questo non solo consente di evitare errori matematici che potrebbero verificarsi quando si tenta di combinare crediti individuali e addebiti in un unico totale, ma rende anche facile vedere quanti soldi in totale sta entrando e uscendo.
Una volta ottenuti i totali per addebiti e crediti calcolati, calcola il capitale totale della tua azienda sottraendo il totale del debito dal totale del credito. Se hai più debiti che crediti, finirai con azioni negative che richiedono fondi aggiuntivi da coprire; ciò può significare la liquidazione di alcune attività, l'assunzione di debito aggiuntivo o il prelievo di fondi da risparmi o altri investimenti aziendali. Se hai più crediti che debiti, tuttavia, hai fondi extra da utilizzare per le espansioni, finanziare l'acquisto di nuove risorse o fare nuovi investimenti nel futuro della tua azienda.
Cosa significa nota di credito?
Una cosa che è importante conoscere quando si ha a che fare con l'argomento dei debiti aziendali e dei crediti è la nota di credito. Puoi pensare a questo come a una fattura inversa. La nota di credito è data alla tua azienda da un venditore o qualcuno in una posizione simile quando ti rilascia un credito. Questo può essere il risultato di merce danneggiata che deve essere restituita al fornitore o una chiamata di servizio insoddisfacente, ma questi sono solo esempi di orari in cui è possibile emettere una nota di credito.
La stessa nota di credito è una ricevuta, che identifica il motivo per cui il credito è stato emesso e chi ha autorizzato il credito. I crediti associati alle note di credito spesso si presentano sotto forma di "credito di negozio" o strutture di credito simili, dando alla tua azienda una quantità fissa di credito prepagato con il venditore o il fornitore di servizi sul tuo prossimo ordine o chiamata. La nota di credito serve come documentazione di questo importo prepagato e viene utilizzata dal reparto contabilità per registrare la transazione come credito nel libro mastro. Quando si effettua un ordine, si effettua una chiamata di servizio o si utilizza il credito in altro modo, viene registrato un debito nel libro mastro per indicare la transazione che utilizza il credito indicato nella nota.
Vale la pena notare che esistono anche note di addebito e agire in modo opposto rispetto alle note di credito. Se un'azienda ti rilascia una nota di addebito, si riferisce a un problema di restituzione o servizio che hanno avuto con la tua azienda. Per onorare la nota di addebito è necessario elaborare un rimborso di ritorno o emettere credito prepagato per l'importo della nota. Ovviamente, in una situazione in cui qualcuno non è soddisfatto di un articolo o servizio fornito dalla propria azienda, è più probabile che si fornisca una nota di credito anziché la persona che redige una nota di addebito. Di conseguenza, le note di credito sono molto più comuni e più probabilmente utilizzate nel corso dei tuoi rapporti d'affari.
Considerazioni sul credito aziendale
Il concetto di crediti, in relazione ai debiti, è importante per la contabilità aziendale. Sfortunatamente, a volte ciò porta a un po 'di confusione per coloro che non hanno familiarità con la contabilità in partita doppia. A causa dei diversi significati associati alla parola "credito", è importante affrontare anche il tema delle linee di credito e di altre forme di credito estese alle imprese. Non solo ti fornisce le informazioni di cui hai bisogno se ti viene chiesto di distinguere tra le due, ma le passività sono ancora considerate un credito nella contabilità a partita doppia.
Le carte di credito aziendali e le linee di credito sono simili a quelle che conosci dal punto di vista del consumatore, ma sono emesse dall'azienda stessa anziché da un singolo. Se la vostra attività è relativamente nuova, potrebbe essere necessario fornire informazioni personali e sottoporsi a una verifica del credito per garantire il credito aziendale in quanto la maggior parte dei prestatori non è disposta a emettere credito a un'azienda che non ha una storia reale. In questo caso, usano la solvibilità del proprietario come metodo per stabilire il credito. Questo crea responsabilità personale per te, ma a volte ciò non può essere evitato. Man mano che la tua attività diventa più consolidata e fa affari con una o più banche, svilupperà la sua affidabilità creditizia. A quel punto, puoi richiedere le carte di credito aziendali e altri prodotti di credito emessi esclusivamente sulla base della reputazione aziendale e delle sue attività.
È essenziale che questi prodotti di credito siano registrati come crediti nel tuo libro mastro, anche se rappresentano il debito in atto. Sono un'espansione del potere d'acquisto della vostra azienda e pertanto sono considerati dal vostro libro mastro contabile come equivalenti ai contanti della stessa quantità. Gli acquisti effettuati con i prodotti di credito sono ancora registrati come debiti, naturalmente, e la riduzione del credito disponibile è registrata nella contabilità generale dal fatto che l'addebito ha ridotto il capitale totale disponibile (che includeva l'importo della linea di credito quando hai aggiunto tale importo come credito).
I pagamenti mensili sulle linee di credito verranno aggiunti come spese quando le fatture entrano, riducendo ulteriormente il capitale proprio quando si effettuano pagamenti su di essi. Si noti che non si aggiunge il pagamento in equità dopo che è stato elaborato anche se il credito disponibile è aumentato. Anche se hai più credito disponibile, hai ancora meno soldi a disposizione perché dovevi effettuare il pagamento in primo luogo. Ciò mantiene equilibrata la tua equità mentre rimborsate le vostre linee di credito poiché ogni pagamento richiederà denaro reale a portata di mano. Non aggiungerai nuovamente le linee di credito come credito libro mastro a meno che la tua azienda non apra una nuova riga.
