Gli scopi principali di una ricevuta includono la fornitura di informazioni ai clienti o ai donatori, la documentazione degli acquisti e l'assistenza con la contabilità interna. Sia le organizzazioni for-profit che le organizzazioni no-profit hanno motivi per dare ricevute ai clienti.
informazioni per il cliente
Le ricevute servono come strumento di comunicazione efficace con i clienti. Innanzitutto, annotano i dettagli dell'acquisto di un cliente, inclusi prodotti e servizi dettagliati, prezzi unitari, subtotali, imposte e totali. La ricevuta indica anche la data di acquisto, che è particolarmente importante per gli acquirenti aziendali che utilizzano le ricevute per registrare le transazioni. Le ricevute comunicano anche le politiche aziendali e offrono sconti per le indagini di follow-up.
Contabilità interna
Le aziende conservano copie delle ricevute per la contabilità interna. Le ricevute consentono un monitoraggio accurato delle vendite e delle entrate. Quando sorge una domanda sui dettagli di particolari transazioni, il reparto contabilità o contabilità della società può fare riferimento alle ricevute. Inoltre, quando un'impresa affronta un controllo di Internal Revenue Service sulle sue dichiarazioni dei redditi, le ricevute servono come documentazione preziosa delle transazioni di vendita. Una ricevuta rileva inoltre eventuali sconti su vendite o quote, che vengono utilizzati per la contabilità e la rendicontazione finanziaria.
Resi e scambi
Le aziende che offrono politiche di restituzione e sostituzione spesso richiedono una ricevuta come parte del processo. Quando un cliente ottiene la taglia sbagliata in un vestito o una parte che non si adatta, di solito presenta la ricevuta al rivenditore per restituire l'articolo. Senza ricevuta, potrebbe essere in grado di scambiare l'articolo con un oggetto con un prezzo simile. La ricevuta trasmette anche importanti informazioni sulla politica di reso, ad esempio quanti giorni dalla data di acquisto un cliente deve restituire gli articoli.
Donazioni non profit
Lo scopo delle ricevute per le organizzazioni non profit è molto distinto. Gli individui o le imprese che desiderano reclamare in contanti o donare donazioni a un'organizzazione senza scopo di lucro 501 (c) (3) riconosciuta dall'IRS normalmente hanno bisogno di una ricevuta, secondo il sito web dell'IRS. Ad esempio, le persone che donano oggetti a Goodwill o all'Esercito della Salvezza hanno bisogno di una ricevuta per detrarre il valore dei loro contributi. Non solo le ricevute aiutano a inserire correttamente i contributi di beneficenza al momento della presentazione delle tasse, ma forniscono anche la documentazione dei contributi durante una verifica.
