Un memorandum d'affari, o promemoria, è uno dei modi più semplici per informare i colleghi e i membri dello staff di una riunione imminente. Un avviso di riunione efficace fornirà le informazioni di base sulla riunione in modo chiaro, conciso e professionale.
Informazione pertinente
- Segui un formato generale a quattro punti per la rubrica, che dovrebbe includere A, A partire dal, Data e Soggetto nella circolare per la riunione del personale _._ Il campo "A" dovrebbe includere tutti coloro che sono invitati alla riunione. "Da" elencherà il tuo nome e il titolo del lavoro. Data l'avviso nel giorno in cui è distribuito. Scrivi di cosa parla il memo nel campo "Oggetto", ad esempio "Riunione dei manager" il 15 agosto 2019."
- Indica lo scopo dell'incontro nel paragrafo di apertura insieme a tutte le informazioni rilevanti di base, inclusi l'orario e il luogo. Ad esempio, "Lo scopo dell'incontro è discutere il piano di incentivazione dei dipendenti rivisto. L'incontro inizierà alle 15:00 nella sala conferenze principale e dura un'ora. Tutti i dirigenti e i supervisori sono tenuti a partecipare. "
- Fornire un riassunto di ciò che sarà coperto durante l'incontro nel corpo del memo. Mantenere le informazioni brevi, se possibile; lasciare i dettagli da discutere durante l'incontro. Ad esempio, "Come risultato del tuo feedback, la società distribuirà il piano di incentivi per i dipendenti rivisto il 1 settembre 2019. Il nuovo piano premierà i team di vendita, piuttosto che i singoli individui quando raggiungeranno i loro obiettivi mensili e trimestrali. Riconosciamo il vantaggio del nostro personale di vendita che lavora in team e speriamo di promuovere questa tendenza con incentivi finanziari ".
Suggerimenti
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Tutte le informazioni contenute nell'avviso devono essere pertinenti alla riunione. Evitare di includere informazioni relative a problemi relativi alla società che non saranno discussi durante la riunione.
Prima dell'incontro
- Informare i destinatari dell'avviso se hanno bisogno di prepararsi in qualsiasi modo o leggere i materiali prima di partecipare alla riunione. Un esempio potrebbe essere: "Verranno inviati via e-mail il formato e le politiche del piano di incentivi modificato entro la fine della giornata. Si prega di rivedere i documenti prima del tempo in modo da essere pronti a discutere i contenuti e chiedere chiarimenti dove è necessario."
- Indica agli invitati quando verrà distribuita l'agenda della riunione. Ad esempio: "Distribuirò l'ordine del giorno tramite e-mail almeno 24 ore prima della riunione. Rivedi l'ordine del giorno al ricevimento."
- Chiedi agli invitati di informarti immediatamente se non possono partecipare alla riunione, in modo da poter pianificare un tempo per rivedere le informazioni con loro. Anche se invii un promemoria della riunione obbligatorio, alcuni dipendenti o invitati possono essere in vacanza o fuori città per un viaggio di lavoro.
Suggerimenti
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Invita gli invitati a sapere se sei disposto a rispondere alle domande sull'argomento della riunione in anticipo o se tutti i chiarimenti devono essere affrontati durante la riunione effettiva. Fornire un numero di telefono di contatto o un indirizzo e-mail se si mettono in campo domande in anticipo.
