Le riserve di credito sono spesso necessarie quando i clienti non riescono a pagare come concordato. La sospensione impedisce al cliente di acquistare beni o servizi aggiuntivi fino a quando non si riceve il pagamento. Tuttavia, la lettera richiede un'attenta considerazione in modo tale da raggiungere l'obiettivo di raccogliere sull'account mantenendo il cliente come cliente. È possibile che alcuni clienti infastiditi da una lettera di attesa di credito dell'account possano portare la loro attività altrove. Ecco perché altre possibilità di raccolta sono importanti prima di inviare la lettera come ultima risorsa.
Controlla la cronologia dei pagamenti sull'account. Confermare che il cliente ha ricevuto numerosi solleciti di pagamento per posta e per telefono.
Scrivi la lettera usando un tono comprensivo ma forte mentre mostri apprezzamento per il cliente mentre insisti sul pagamento. Nel primo paragrafo, ringraziare il cliente per il supporto alla propria attività e riconoscere che periodi economici difficili o altri motivi possono far sì che qualsiasi cliente resti indietro su un account.
Annuncia il credito trattenuto con la prima frase del secondo paragrafo in modo che rimanga da solo per enfasi. Scrivi che, "Tuttavia, mi dispiace che dobbiamo sospendere immediatamente il tuo credito a causa del mancato pagamento." Oppure usa una formulazione diversa per trasmettere lo stesso messaggio.
Esaminare il saldo dovuto nel terzo paragrafo e indicare esattamente che cosa deve accadere per sollevare il credito. Fornire una scadenza per il pagamento e dire al cliente che l'assegnazione a un esattore è possibile.
Termina la lettera ringraziando nuovamente il cliente per la sua fedeltà. Inserisci il tuo numero di telefono diretto nella lettera e invita il cliente a chiamare per discutere le modalità di pagamento.
