Memorizzare le informazioni nei file cabinet è un ottimo modo per rimanere organizzati. Per essere ancora più organizzati, utilizza cartelle sospese per appendere i file in uno schedario. La maggior parte dei cassetti di file cabinet sono dotati di barre lungo i lati in modo da poter appendere i file. Le cartelle sospese tengono tutti i file in posizione verticale in modo che i documenti non cadano e si trovino fuori posto. I file sospesi inoltre scorrono lungo le barre nei cassetti dei file in modo da poter accedere facilmente alle informazioni.
Controlla i tuoi archivi di file per assicurarti di poter appendere i file al loro interno. Alcuni schedari sono dotati di barre che si attaccano ai lati dei cassetti per appendere i file, mentre altri hanno punti integrati per appendere i file sui lati dei cassetti. Assemblare le barre per i file sospesi, se necessario.
Acquista scatole di cartelle sospese da un negozio di forniture per ufficio. Sono molto più pesanti delle normali cartelle di file e hanno una barra di metallo nella parte superiore con ganci su entrambe le estremità. Vengono anche in una varietà di colori e dimensioni. Assicurati di appendere le cartelle che si adattano al tuo file cabinet. Ad esempio, non acquistare cartelle di dimensioni legali se il tuo file cabinet non è abbastanza grande da contenere.
Crea schede per le cartelle sospese. La maggior parte delle cartelle sospese è dotata di linguette di plastica, quindi puoi creare etichette per loro. Crea un'etichetta specifica per ogni cartella in modo da non dover cercare le cose. Le etichette rendono tutto estremamente organizzato e di facile accesso. Tipicamente le etichette scorrono nelle linguette di plastica e le linguette possono essere inserite negli slot sul bordo superiore interno delle cartelle. Scaglionare le linguette lungo le parti superiori delle cartelle in modo che tutte le schede possano essere viste facilmente quando i cassetti vengono aperti.
Inserire documenti o altri documenti nelle cartelle. È possibile posizionare i documenti direttamente nelle cartelle sospese, oppure è preferibile archiviare i documenti in cartelle normali e quindi posizionare tali cartelle nei file sospesi.
Archiviare le cartelle sospese nei cassetti del raccoglitore e assicurarsi che i ganci laterali rimangano sui cassetti. Appendi le cartelle con le schede rivolte verso l'esterno. Disporli in modo logico, ad esempio in ordine alfabetico o di data.
