La tecnologia ha rivoluzionato i processi di output office, trasformando le fotocopiatrici in gigantesche stampanti networkable. Proprio come qualsiasi convenienza offre la prospettiva di un uso improprio, l'output di alta qualità delle fotocopiatrici può facilitare l'appropriazione indebita della proprietà intellettuale. Quando si considera ciò che queste macchine possono offrire alla propria scuola o azienda, i loro aspetti positivi possono superare i loro svantaggi, ma i loro aspetti negativi dovrebbero suggerire di pianificare attentamente la loro implementazione e utilizzo.
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Fatta eccezione per le stampanti multifunzione a basso volume, le fotocopiatrici si affidano a un toner simile ai materiali di consumo che si acquistano per la stampante laser. Più spendi sull'attrezzatura, migliore è la risoluzione, fino alle apparecchiature che producono un'uscita praticamente indistinguibile dai documenti originali. A colori o monocromatici - solo nero - queste macchine possono pompare grandi volumi di copie in breve tempo. La facilità e la fedeltà con cui riproducono il materiale sorgente possono suscitare preoccupazioni in merito alla sicurezza delle informazioni, al furto di dati, alla violazione del copyright e alla contraffazione. In un contesto aziendale, in un ufficio medico o legale o in qualsiasi scenario che implichi dati di proprietà o riservati, le fotocopiatrici possono rappresentare una minaccia per il controllo delle informazioni regolate dalla legge o dalle consuetudini.
Convenienza funzionale
Le prime fotocopiatrici non avevano alimentatori automatici di documenti e non potevano raccogliere fascicoli multicopy. Le moderne attrezzature trasformano l'atto di duplicare un documento in un atto casuale. Collegato in rete a computer domestici o di ufficio, una di queste macchine può sostituire più stampanti desktop con tecnologia che produce automaticamente copie fronte / retro, fascicolazione e pinzatura di documenti multipagina, memorizza moduli di frequente ristampa per duplicazioni immediate, fax dal desktop o dal vetro e dalle e-mail della fotocopiatrice la sua produzione. Questa praticità può velocizzare e semplificare le operazioni d'ufficio, ma la complessità dei controlli della fotocopiatrice può spingere gli utenti a scegliere le opzioni sbagliate, sprecando carta e materiali di consumo estranei.
Costi operativi
Poiché la maggior parte delle fotocopiatrici opera come stampanti laser, fondono una miscela in polvere di plastica e agenti coloranti sulla superficie dei fogli di carta. Il processo di fusione si basa sul calore, che stimola l'appetito per l'elettricità, aumentando i costi dell'utenza d'ufficio. Le fotocopiatrici richiedono anche materiali di consumo, compreso il toner che può costare più dei materiali di consumo equivalenti per le stampanti laser. Queste cartucce ad alto rendimento possono durare più a lungo rispetto ai comuni materiali di consumo per desktop, ma le prestazioni comportano un prezzo più elevato. Soprattutto nel funzionamento ad alto volume, le fotocopiatrici possono anche richiedere un servizio periodico per mantenere le loro prestazioni in uscita. Un contratto di assistenza può coprire sia le forniture che la manutenzione, ma aggiunge un altro costo fisso alla vostra linea di fondo.
Conservazione dei dati
Una copiatrice che memorizza le informazioni del documento per il richiamo e l'output istantanei e che invia via fax ed e-mail ciò che si duplica, utilizza un disco rigido interno per conservare le scansioni delle pagine per il recupero a breve o lungo termine. Tale archiviazione di dati rappresenta la convenienza per le funzioni d'ufficio, ma può sottoporre le informazioni sensibili al rischio di uso improprio accidentale o intenzionale. Come qualsiasi disco rigido, il meccanismo di archiviazione di una fotocopiatrice può fornire segreti anche dopo aver cancellato informazioni e documenti da esso e richiede lo stesso tipo di disposizioni di sicurezza applicate ai dischi rigidi del computer quando si vende o si dismette un sistema.
