L'efficienza è fondamentale in qualsiasi ufficio o contesto aziendale. Essere organizzati è un'abilità che andrà a beneficio di qualsiasi ambiente d'ufficio. Una cosa che potresti voler migliorare, anche se ritieni che tu sia generalmente organizzata, è l'archiviazione dei documenti e le procedure di manutenzione. Puoi passare ore a cercare documenti importanti se non esiste un sistema per gestirli. Avere la capacità di ottenere i documenti necessari quando sei sotto pressione è vitale. Sebbene alcuni ambienti di lavoro possano contenere file fisici effettivi, la maggior parte dei documenti archiviati avviene sul computer.
Naming
Nominare tutti i file e le cartelle in modo coerente. Non nominarne alcuni per data e altri per nome del progetto. Assicurati che ogni file di un particolare progetto abbia qualcosa di unico nel suo titolo nel progetto. Creare una cartella del progetto principale con un nome facilmente identificabile. Dividi questa cartella in sottocartelle con titoli chiari che puoi usare per elencare i nomi di coloro che ci lavorano o altre cose necessarie.
Salvataggio
Archiviare documenti simili insieme. Se stai lavorando su un particolare progetto, salva tutti i documenti nella stessa cartella master sul tuo computer. Questo è più efficiente e logico rispetto alla memorizzazione di tutti i fogli di calcolo o di tutti i grafici in vari luoghi. Quando ti preoccupi dei dettagli, un clic ti porterà al progetto.
Soddisfare
Prima di iniziare ad archiviare i documenti, prenditi del tempo per rivedere il contenuto. Non salvare tutte le informazioni che ti vengono inviate. Ciò significherebbe più tempo a guardare oltre le cose inutili in seguito. Se il documento è rilevante per il tuo particolare progetto, salvalo. In caso contrario, rimuoverlo dal computer.
Stato
Separare i documenti che fanno parte del lavoro in corso da documenti che sono per il lavoro completato e che vengono salvati solo a fini di riferimento e record. Utilizza il tuo sistema di cartelle. Salva i documenti correnti in un posto facilmente accessibile, come il desktop del tuo computer. Una volta completato il lavoro, spostalo nella cartella del progetto in cui memorizzi il lavoro completato. Personalizza questo metodo per adattarlo alla tua attività.
