Un'impresa comprende la presentazione di un documento di formazione in base alla legge statale, di solito con l'ufficio del segretario di stato in cui si trova l'azienda. Questo documento di formazione è chiamato l'atto costitutivo nella maggior parte degli stati, ma è anche conosciuto come un certificato di costituzione o una carta in alcuni stati con una storia di utilizzo di terminologia diversa. L'azienda è considerata incorporata dal momento in cui l'ufficio statale accetta il deposito e appone il timbro o il timbro dello stato al documento, conferendo l'autorità di operare nello stato. Il marchio dello stato sull'atto costitutivo è la prova ufficiale dell'incorporazione, che indica la data esatta in cui lo stato ha accettato il deposito e la società è nata come entità riconosciuta.Lo stato mantiene il registro delle registrazioni e fornisce copie e certificati certificati su richiesta per assicurare al pubblico che la società è registrata con lo stato e ha una buona reputazione.
Ricevuta di archiviazione
Dopo aver presentato articoli di costituzione presso lo stato, l'azienda riceverà una ricevuta di deposito per posta. A meno che l'ordine commerciale (e paga per) una copia certificata degli articoli al momento dell'archiviazione dei documenti, la ricevuta può essere l'unico articolo restituito dallo stato per verificare che il deposito è stato accettato. La ricevuta di archiviazione deve essere conservata con i documenti aziendali di un'azienda. In molti casi, brandendo la ricevuta di deposito originale insieme a una semplice copia (non certificata) dell'atto costitutivo è una prova sufficiente di incorporazione, riducendo la necessità di pagare copie certificate degli articoli ogni volta che l'azienda deve fornire documentazione ufficiale.
Copia dello Statuto
L'atto costitutivo è un documento pubblico. Tutti gli stati mantengono un database di immagini di archiviazione e la maggior parte degli stati rende disponibile questo database su Internet. Qualsiasi membro del pubblico può accedere al database e, se la funzionalità è disponibile, scaricare una copia degli articoli di incorporazione depositati nello stato (altrimenti una persona può chiamare l'ufficio statale per ordinare una copia).
Questo download avrà il marchio di stato e una copertina che indica la data di registrazione della società, ma sarà solo una copia. Questa versione, unitamente alla ricevuta di deposito, potrebbe essere considerata una prova sufficiente per l'apertura di un conto bancario, ma probabilmente non sarebbe sufficiente per soddisfare i requisiti di dovuta diligenza per una richiesta di prestito. La soluzione migliore è avere almeno una copia certificata degli articoli di incorporazione nel registro dei registri aziendali.
Una richiesta di copia autenticata può essere fatta facilmente al momento del deposito con il pagamento di una tassa aggiuntiva e comporta la restituzione della ricevuta di deposito e una copia degli articoli con un timbro di stato originale o un sigillo rialzato. Una copia autenticata degli articoli può anche essere ottenuta in qualsiasi momento dopo la presentazione presentando una richiesta scritta e pagando la tariffa.
Certificato di costituzione
Alcuni stati (come il Missouri, il New Mexico e la Georgia) pubblicano quello che chiamano un "certificato di costituzione" una volta che un'azienda presenta i suoi articoli di costituzione. In alcuni casi c'è una tassa che viene valutata al momento del deposito per produrre il certificato. In questi stati, quando è richiesta la prova di costituzione, un certificato di costituzione originale è l'unica prova accettabile. Se un'azienda ha una copia stampata o certificata degli articoli ma nessun certificato, l'azienda probabilmente incontrerà dei problemi. L'azienda può fare una richiesta dello stato per un duplicato certificato dietro pagamento di una tassa.
Certificato di buona reputazione
Un'altra prova accettabile di incorporazione che può sostituire una copia certificata degli articoli è un certificato di buona reputazione. Questo è un documento emesso dallo stato che verifica che un'azienda registrata con lo stato a partire da una certa data e sia attualmente attiva e aggiornata su tutti i documenti richiesti. Questo certificato è anche posto sotto sigillo. Può essere ordinato dallo stato in qualsiasi momento, di solito dietro pagamento di una tassa.
Facendo affari
Lo stato controlla l'incorporazione ed è l'unica entità che può stabilire definitivamente quando una società registrata presso lo stato e se è attualmente autorizzata a fare affari. Tuttavia, gli articoli costitutivi non devono essere aggiornati con le informazioni più recenti su chi ha il controllo della società e se sta operando secondo il piano. Spesso, quando viene richiesta la prova di costituzione, il significato viene esteso per includere la prova di proprietà, la prova dell'operazione, la prova di indirizzo o la prova del firmatario autorizzato.
Quindi, mentre gli articoli certificati o un certificato di buona reputazione è tecnicamente prova di costituzione, a un'azienda potrebbe essere chiesto di fornire anche una copia del suo statuto, dei verbali delle riunioni del consiglio di amministrazione, di un'autorità che concede l'autorizzazione a intraprendere un'azione specifica o una bolletta stabilire un indirizzo, o altre cose che verifichino la sua autorità e l'intenzione di fare affari nello stato.
