Attuato nel 1993, il Family Medical Leave Act protegge i posti di lavoro di alcuni dipendenti che devono prendere un congedo non retribuito per prendersi cura di un bambino appena nato o adottato o di un familiare gravemente malato. FMLA protegge anche i posti di lavoro dei dipendenti che sono gravemente malati o feriti e deve prendere un congedo per recuperare. La natura medica della maggior parte delle richieste FMLA innesca problemi di privacy e riservatezza che i datori di lavoro devono tenere a mente.
Comunicazione di informazioni mediche
Alcune informazioni mediche non possono essere mantenute completamente riservate. Affinché un permesso di FMLA venga approvato, ad esempio, il datore di lavoro deve rivedere le raccomandazioni di un medico in base a una grave condizione di salute. Il Dipartimento del lavoro raccomanda di utilizzare un modulo standard per le raccomandazioni del medico per FMLA. Il modulo consente al medico di fornire dettagli sulla condizione, inclusa la durata del congedo richiesto. Il modulo è disponibile online dal sito web del Dipartimento del lavoro.
Accesso alle informazioni mediche
L'accesso alle cartelle cliniche è regolato dalla legge sulla salute e sulla responsabilità. L'atto regola in modo rigoroso chi ha accesso a informazioni mediche da cui è possibile determinare l'identità dell'individuo. L'HIPAA è bilanciato al fine di fornire informazioni agli operatori sanitari per consentire loro di svolgere il proprio lavoro, e in altre circostanze, come le richieste FMLA. Tuttavia, l'atto richiede che l'accesso alle cartelle cliniche sia severamente limitato. In qualità di datore di lavoro soggetto a FMLA, è necessario limitare l'accesso a queste cartelle cliniche solo ai dipendenti designati che devono assolutamente avere accesso per ragioni di business in buona fede.
Conservazione di informazioni mediche
Come datore di lavoro, devi proteggere le informazioni mediche dei dipendenti da coloro che non sono designati per accedervi. Tutte le cartelle cliniche devono essere archiviate separatamente dai file del personale. I file medici relativi alle richieste FMLA devono essere conservati in archivi di file bloccati a cui hanno accesso solo i dipendenti designati. Quando si trasmettono fax e foto di informazioni mediche sui dipendenti, i protocolli devono essere stabiliti e strettamente osservati per garantire la privacy dei dipendenti. Ad esempio, se un modulo di dati medici viene lasciato accidentalmente in una fotocopiatrice e quindi visto da persone non autorizzate, è la tua azienda responsabile per la violazione della privacy, non del dipendente in errore.
Preoccupazioni del datore di lavoro
Spesso nelle situazioni FMLA, i datori di lavoro hanno bisogno di accedere ad alcune cartelle cliniche dei propri dipendenti. L'HIPAA prevede che i dipendenti concedano l'autorizzazione scritta ai datori di lavoro per accedere solo alle registrazioni pertinenti alle condizioni per le quali viene richiesto il congedo FMLA, senza fornire un'autorizzazione generale per accedere a tutte le cartelle cliniche. I datori di lavoro possono richiedere un secondo parere sulla base della raccomandazione di un medico per FMLA e possono anche contattare direttamente il medico e discutere le condizioni. Tali discussioni devono anche essere autorizzate dal dipendente. I dipendenti che cercano FMLA devono fornire una documentazione adeguata e quindi molto probabilmente concederanno tali autorizzazioni.
