Le imprese con dipendenti sono obbligate dal governo federale a trattenere le entrate federali, la previdenza sociale e le imposte Medicare dallo stipendio di ogni dipendente. Le aziende devono anche contribuire o "abbinare" gli importi delle imposte di Medicare e di sicurezza sociale basati sulle retribuzioni di ciascun dipendente. Dopo aver separato l'imposta sui salari dalle retribuzioni effettive di un dipendente, viene emesso un assegno al dipendente per l'importo della retribuzione netta e la ritenuta fiscale sui salari viene depositata presso un deposito fiscale federale. Oltre a depositare le imposte sui salari, la maggior parte delle aziende deve anche presentare dichiarazioni fiscali trimestrali sui salari con l'Internal Revenue Service.
Determinare gli importi delle imposte sui salari che devono essere trattenuti dagli stipendi dei dipendenti. A seconda dell'importo degli stipendi o degli stipendi, ciascun dipendente sarà responsabile del pagamento di una specifica imposta sul reddito, di Medicare e della previdenza sociale, che è determinata moltiplicando gli stipendi dei dipendenti per l'aliquota fiscale corrispondente al loro livello di reddito. Ulteriori informazioni su agevolazioni fiscali, aliquote e ritenute sono disponibili in "Pubblicazione IRS 15, Guida fiscale del datore di lavoro" che può essere trovata sul sito web del Internal Revenue Service.
Depositare le trattenute sulle buste paga con un deposito fiscale federale qualificato. I depositi del libro paga possono essere fatti elettronicamente tramite il "Sistema elettronico di pagamento delle tasse federali (EFTPS)" o spedendo o consegnando il pagamento a una banca autorizzata utilizzando il modulo IRS 8109-B. Le informazioni riguardanti i sistemi EFTPS e i moduli di deposito IRS si trovano sul sito web dell'IRS.
Completa e archivia "Modulo IRS 941, Dichiarazione dei redditi federali trimestrali del datore di lavoro". Questo modulo è destinato alle imprese che devono pagare ogni anno 1.000 USD o più di imposte sul lavoro. La maggior parte delle aziende rientrerà in questa categoria. Gli affari con meno di $ 1.000 negli obblighi fiscali per l'occupazione possono utilizzare "Modulo IRS 944, Dichiarazione fiscale annuale dei datori di lavoro dei datori di lavoro". Entrambe le forme richiedono informazioni sul numero di dipendenti mantenuti dalla vostra azienda e sull'ammontare dei depositi trattenuti che l'azienda ha effettuato il corso dell'anno o del trimestre.
Prepara e archivia le dichiarazioni W-2 per conto di ciascun dipendente alla fine di ogni anno fiscale, o prima del 31 gennaio. I datori di lavoro devono utilizzare "Modulo IRS W-2, Dichiarazione salariale e fiscale" per registrare il totale delle retribuzioni corrisposte al dipendente e trattenute totali nel corso dell'anno. Una copia di questo modulo deve essere fornita sia al dipendente che all'Amministrazione della sicurezza sociale prima della scadenza del 31 gennaio.
