Quando scrivi un dipendente, intraprendi uno dei compiti più difficili ma cruciali della gestione. Scrivi i dipendenti in modo equo, attento e costruttivo e avrai un reparto ben gestito con un miglioramento delle prestazioni. Scrivi un dipendente con disprezzo, esagerazione o per ragioni puramente punitive e potresti finire con un abito a portata di mano. Lavora con il tuo dipartimento risorse umane per assicurarti di utilizzare il processo aziendale per migliorare le prestazioni dei dipendenti.
Controlla le politiche aziendali sulla stesura di un dipendente. Molte organizzazioni hanno definito politiche o moduli per scrivere un dipendente e si aspettano che vengano seguiti. Se non sai se esiste una tale politica, verifica con il tuo supervisore o con un dipendente a lungo termine. Non infrangere la fiducia condividendo chi riguarderà la scrittura.
Etichettare la scrittura di un piano di miglioramento delle prestazioni. L'etichetta PIP (Performance Improvement Plan) mette la scrittura del dipendente nella giusta modalità e funzione. Il suo obiettivo è migliorare le prestazioni e fornire un piano costruttivo per farlo, non per rimproverare verbalmente o imbarazzare il dipendente.
Inizia elencando cronologicamente i problemi prestazionali osservati obiettivamente. Questi dovrebbero essere letti il più concretamente possibile con il minor numero possibile di affermazioni. Ricorda, questi documenti diventano legalmente responsabili. Attenersi ai fatti e lasciare che il resto rimanga nella propria mente.
Collegare i problemi di prestazioni con la descrizione del lavoro reale. Il tuo dipendente dovrebbe avere una descrizione del lavoro con obiettivi concreti. Si noti come i problemi prestazionali osservati abbiano avuto un impatto negativo sul raggiungimento degli obiettivi elencati nella descrizione del lavoro. Sii il più chiaro, sintetico e diretto possibile.
Scrivi passi concreti di un piano di miglioramento. Quando scrivi un dipendente deve funzionare positivamente verso il futuro, non negativamente verso il passato. Specificare le azioni concrete che si desidera che il dipendente intraprenda. Essere chiari sul processo, con chi sarà condiviso il PIP e le conseguenze per i problemi di prestazioni continue. Rileggere il documento più volte, leggerlo ad alta voce e apportare le modifiche necessarie. Termina con affermazioni positive sulle realizzazioni del dipendente e il tuo desiderio di vedere il dipendente continuare a contribuire in questo modo.
Avere un incontro privato con il dipendente. Senza indicare agli altri dipendenti che la persona è nei guai o sotto disciplina, organizzare un incontro privato. Utilizzare una posizione in cui i compagni di ufficio non possono trascurare o udire. Mantieni il tuo tono calmo ed evita le risposte emotive. Assicurati che il dipendente capisca ciò che hai scritto e chiedi al dipendente di iniziare il documento indicando che il dipendente comprende le informazioni.
Suggerimenti
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Metti in chiaro che questo incontro non riguarda la difesa delle azioni passate, ma il miglioramento delle prestazioni future. Se l'impiegato si rifiuta di firmare o firmare il documento, annotalo e firmalo tu stesso. Dare una copia al dipendente e tenerne una per sé.
