I diagrammi di flusso sono utili per mostrare come si integrano i passaggi di un processo aziendale. Quando vengono utilizzati per documentare il ciclo contabile, servono non solo come una comoda lista di controllo per assicurarsi che i dipendenti completino ogni fase del ciclo contabile completo ogni mese, ma aiutano anche ad analizzare e migliorare i flussi di lavoro contabili. Una volta compreso quali simboli utilizzare dove e quali informazioni richiede ciascuno, un diagramma di flusso del processo di contabilità non è difficile da creare.
Comprendere i simboli del diagramma di flusso
I simboli del diagramma di flusso mostrano i passaggi, le decisioni e le attività coinvolte nel ciclo contabile. Sebbene sia possibile utilizzare qualsiasi simbolo per rappresentare ciascuno di questi, molte persone usano simboli standard. Per un diagramma di flusso del processo di contabilità, questi includono ovali, rettangoli e parallelogrammi, che sono forme piatte con lati opposti paralleli e di uguale lunghezza. Utili anche le frecce che segnalano la direzione in cui scorre il processo contabile. Come spiega il sito Mind Tools, gli ovali descrivono più spesso l'inizio o la fine di un processo, i rettangoli identificano attività specifiche e le loro istruzioni o direzioni e parallelogrammi classificano gli output contabili.
Creare la struttura del diagramma di flusso
Il ciclo contabile è un insieme di 10 passaggi che si svolgono nello stesso ordine in ogni periodo contabile. Nell'ordine in cui si verifica ogni passaggio, il ciclo contabile consiste nell'identificazione delle transazioni, nell'analisi delle transazioni, nell'inserimento delle voci del diario, nell'inserimento delle voci nel libro mastro, nel calcolo di un bilancio di prova, nell'effettuare registrazioni, nel calcolo di un bilancio di prova rettificato, nella preparazione di rendiconti finanziari, nel trasferimento i saldi nei conti temporanei tramite le voci di chiusura e il calcolo di un saldo di prova post-chiusura. Identificare ciascun passaggio principale all'interno di un ovale e utilizzare le frecce direzionali per creare una struttura di diagramma di flusso verticale.
Aggiungi dettagli attività
Condurre un'analisi delle attività per identificare le singole attività in ogni fase del ciclo contabile. Più dettagli fornisci, più utile sarà il grafico. Ad esempio, anziché utilizzare un singolo rettangolo che dice "registra voci di diario come debiti o crediti", elenca ogni passaggio o fornisci indicazioni per completare questa attività nel proprio rettangolo. Per le fasi che generano output, come la preparazione di rendiconti finanziari, identificare l'output utilizzando i parallelogrammi, posizionarli a destra del rettangolo corrispondente e collegarli con le frecce direzionali. Ripetere questo passaggio fino al completamento del diagramma di flusso.
Testa e verifica
Una volta completato il diagramma di flusso, Mind Tools consiglia di verificare le informazioni e verificarle per verificarne l'accuratezza. Un modo per ottenere questo risultato è chiedere ai dipendenti della contabilità di rivedere il grafico e testarlo seguendo i passaggi esattamente come vengono presentati. Questo è anche un buon momento per analizzare il ciclo contabile per migliorare l'efficienza e i controlli interni. Identificare i passaggi non necessari e ridondanti, nonché i passaggi da includere. Cercare di vedere se le procedure contabili forniscono un controllo interno adeguato, come la sicurezza delle informazioni e la separazione delle funzioni.
