I dipendenti di tutti i livelli possono aver bisogno di scrivere promemoria per l'annuncio (comunemente chiamati memo) come parte del loro lavoro. La scrittura di promemoria efficaci riflette positivamente sulla persona che li ha scritti, in quanto è un segno di avere buone capacità di comunicazione. I commenti degli annunci danno notizie positive e negative ai dipendenti di tutta l'organizzazione. Gli annunci di promozione e di apertura di lavoro sono spesso ricevuti con entusiasmo, mentre i cambiamenti di politica e gli annunci di riduzione possono causare ansia e stress. Creare un messaggio solido aiuta a recapitare i messaggi in modo chiaro e positivo.
Identifica il messaggio chiave che stai cercando di trasmettere. Rifletti sull'accettazione o meno delle notizie e usa queste informazioni per decidere come meglio inquadrare il messaggio che viene consegnato. I messaggi negativi avranno bisogno di più informazioni sul perché qualcosa è stato fatto, mentre i messaggi positivi possono concentrarsi sulle notizie che vengono consegnate senza aggiungere informazioni di background dettagliate sul perché l'evento abbia avuto luogo.
Scopri come i quattro componenti di base di un memo. I migliori promemoria aderiscono al formato accettato riconosciuto nella scrittura commerciale. In tal modo, gli scrittori memo rimangono neutrali nei loro annunci e non sembrano di parte. I promemoria contengono quattro sezioni chiave: direzione, apertura, corpo e conclusione.
Crea la tua intestazione. I titoli comprendono quattro sezioni principali: a, da, data e soggetto. Il campo "A:" include un elenco di destinatari e i relativi titoli di lavoro. Il campo "Da:" include il nome e il titolo della persona da cui proviene il memo. Il campo "Data:" è più frequentemente la data di consegna del memo, rispetto alla data in cui è stata redatta o creata. Il campo "Oggetto:" indica ai destinatari lo scopo del memo. Questi campi sono simili ai campi comunemente usati nelle e-mail e dovrebbero apparire ciascuno come segue:
A: Da: Data: Oggetto:
Scrivi l'apertura del memo. Il paragrafo di apertura si concentra sullo scopo della comunicazione. incluse tutte le informazioni di base necessarie per aiutare i destinatari a comprendere l'annuncio che viene fatto.
Scrivi il corpo del memo. Il corpo include tutte le informazioni dettagliate che i destinatari devono conoscere. Le promozioni possono includere informazioni sul nuovo lavoro e sulle responsabilità di un dipendente, nonché su quando assumeranno il nuovo ruolo. Le modifiche delle politiche dovrebbero includere informazioni su quando la nuova politica diventerà effettiva e in che modo avrà un impatto sui dipendenti.
Scrivi la conclusione del memo. Una buona conclusione dice agli impiegati che cosa devono fare per prepararsi ai cambiamenti.
Prenditi un po 'di tempo dal memo e poi torna ad esso per modificare con occhi nuovi. I memo ben scritti sono privi di errori grammaticali e recapitano messaggi chiari.
