Scrivere una politica di acquisto può sembrare una perdita di tempo, soprattutto in una piccola azienda. Ma avere una politica formale che tutti i dipendenti comprenderanno contribuirà a garantire che spenda i tuoi soldi operativi con saggezza. Man mano che cresci, le politiche scritte diventeranno fondamentali per il tuo successo. Scrivi la tua politica di acquisto con chi lo utilizzerà in mente. Se non sono in grado di comprendere la politica, o se il processo è troppo complicato o poco maneggevole, i dipendenti si sentiranno frustrati e avranno maggiori probabilità di commettere errori o ignorare intenzionalmente la politica per portare a termine il lavoro.
Decidere chi avrà l'autorità per effettuare acquisti per conto della società. Impostare eventuali limiti sull'autorità di acquisto e determinare chi approverà gli acquisti oltre tali limiti.
Scrivi linee guida per la selezione del fornitore. Determina come funziona il processo di offerta e quante offerte devono essere ottenute per ogni opportunità. Spiegare tutti i criteri che gli acquirenti dovrebbero utilizzare per valutare le offerte. I criteri possono includere il prezzo, la qualità, l'assicurazione, la durata dell'operazione del venditore e altro ancora.
Indicare le circostanze in base alle quali i dipendenti possono stipulare un contratto. Delineare il processo per l'approvazione del contratto e assegnare l'autorità per la firma del contratto. Imposta un limite massimo di contratto. Stabilire quanto spesso devono essere valutati i contratti di servizio regolari.
Stabilisci le regole per accettare regali e pasti dai venditori. Alcune aziende consentono pasti ma non regali, mentre altre aziende consentono regali fino ad un certo valore in dollari. Alcune società consentono regali di gruppo, ma non regali personali e alcuni vietano al venditore di regalare interamente.
Elaborare una politica di conflitto di interessi. Alcune società proibiscono ai dipendenti di acquistare da fornitori in cui detengono un interesse: altri estendono il divieto alle società in cui un amico intimo o un familiare detiene un interesse. Altri ancora non applicano tale restrizione.
Stabilire linee guida sulla riservatezza. Stabilisci quali tipi di informazioni sono considerate riservate e imposta un periodo di tempo durante il quale i dipendenti in possesso di tali informazioni non possono pubblicarli.
Spiega il tuo sistema di ordinazione. Dare istruzioni sulla scrittura e l'emissione di ordini di acquisto. Se il tuo sistema informatico ti consente di impostare livelli minimi di magazzino e avvisare gli acquisti quando tali livelli vengono raggiunti, spiega come farlo. Se la tua azienda immagazzina merci utilizzando un codice a barre o un altro sistema informatico, fornisci le istruzioni su come modificare i prodotti esistenti e impostarne di nuovi.
Documenta la politica che altri dipendenti, come il personale ricevente, utilizzeranno per informare gli agenti di acquisto di spedizioni mancanti, danneggiate o errate.
Suggerimenti
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Potresti desiderare che un avvocato rilasci qualsiasi documento di contratto prima di firmarlo.
Stampa politiche su carta logo.
avvertimento
Le società quotate in borsa di solito hanno severe politiche di conflitto di interessi. Consultare un avvocato se si sta scrivendo una politica di acquisto per una società pubblica.
