Ogni anno le aziende che offrono benefici per i dipendenti hanno un periodo di iscrizione aperto per i dipendenti per l'iscrizione o il rinnovo della copertura dell'assistenza sanitaria per il prossimo anno. Preparandosi al periodo di iscrizione aperto, molte aziende lanciano una campagna per comunicare informazioni sulle loro opzioni di benefit. La campagna può essere multiforme nell'approccio utilizzando comunicazioni elettroniche e scritte insieme a sessioni di incontro aperte per spiegare il piano sanitario dell'anno in corso e le scelte di benefit.
Campagna elettronica
Le comunicazioni elettroniche dei dipendenti relative all'iscrizione aperta sono comuni negli ambienti di lavoro di oggi. Le campagne di comunicazione aperte per le iscrizioni includono gli e-mail a tutti i dipendenti con informazioni sui piani di benefit e promemoria su quando e come iscriversi, newsletter settimanali con articoli sulle opzioni di benefit e brochure di benefici. Le informazioni inviate via e-mail possono essere pubblicate su una intranet aziendale, un sito Web interno, per consentire ai dipendenti di collegarsi tramite le e-mail. Il venditore che gestisce l'elaborazione dell'iscrizione potrebbe disporre di un sito Web per l'iscrizione elettronica che potrebbe contenere informazioni sulle opzioni di benefit. I dipendenti possono rivedere le informazioni sui benefici elettronici a loro piacimento e iscriversi a loro piacimento prima della fine del periodo di iscrizione aperto.
Conference Call / Web Meeting
I più grandi datori di lavoro possono tenere conferenze telefoniche a livello aziendale con riunioni web di accompagnamento durante l'iscrizione aperta. Le chiamate possono essere ospitate dal dipartimento delle risorse umane e avere ospiti dai fornitori incaricati di fornire i benefici del prossimo anno. Ogni venditore può parlare alle offerte e rispondere alle domande. Le presentazioni, inclusa una dimostrazione del sito Web di iscrizione, possono essere seguite online attraverso una riunione Web durante la chiamata.
Sessioni di iscrizione aperte face-to-face
Per raggiungere dipendenti senza accesso a computer o telefono, le aziende possono tenere diverse sessioni di iscrizione aperte faccia a faccia. Come il concetto di teleconferenza, i rappresentanti del dipartimento risorse umane dell'azienda e i fornitori di piani sanitari possono tenere riunioni di persona con i dipendenti per spiegare i vantaggi e il processo di iscrizione. Potranno essere organizzate diverse sessioni per accogliere i dipendenti in turni diversi e consentire un ambiente più intimo in cui i dipendenti possano porre domande.
